Офіційний веб-сайт Буської районної державної адміністрації Львівської області - Керівні документи - Інструкція з діловодства
  
Інформаційні ресурси  
Координаційний центр
Буська районна рада
Районний часопис
Буське районне радіомовлення


Ми у Facebook
 
Інформація  
+ Буська РДА
+ Про Буський район
+ Інвестиційна діяльність
+ Пропозиції інвесторам
 -  Керівні документи
+ Проекти розпоряджень, які підлягають оприлюдненню
+ Розпорядження
+ Розпорядження, зареєстровані управлінням юстиції
+ Доступ до публічної інформації
+ Запобігання проявам корупції
+ Проект «Місцевий розвиток орієнтований на громаду - ІІ»
+ Пільгове іпотечне кредитування
+ ЦИВІЛЬНИЙ ЗАХИСТ НАСЕЛЕННЯ
+ Очищення влади
+ Збройні Сили України
+ ІНФОРМАЦІЯ
+ Місцеві вибори 2015
+ Управління Держспоживслужби
 
Розділи  
+ Економіка
+ Сільське господарство
+ Управління соціального захисту
+ Служба у справах дітей Буської РДА
+ Архітектура
+ Культура
+ Освіта
+ Охорона здоров'я
+ Територіальний центр
+ Центр зайнятості
+ Регуляторна політика
+ Центр надання адміністративних послуг
+ Управління Держспоживслужби
+ Фінансове управління
+  Відділ статистики
+ Громадська рада
+ Відділ ведення Державного реєстру виборців
+ Відділ державної реєстрації
+ Паспорти бюджетних програм
+ Звернення громадян
+ Громадянське суспільство
+ Релігія
+ Туризм
+ Державна інспекція з питань праці
+ Планові перевірки
+ Моніторинг регіональних цін
+ Для багатодітних сімей
+ Громадське обговорення
+ ІНФОРМАЦІЯ для ПЕРЕСЕЛЕНЦІВ
+ Туристична привабливість
+ Енергозбереження
+ Децентралізація влади
+ Об'єднані територіальні громади
+ Законодавчі акти
+ Управління Пенсійного фонду
+  Оголошення
 
Календар подій  

 
Лічильник  

 1634506 всього

 28 зараз на сайті

 
Сервіс  
Написати для admin  Зворотний зв'язок
Додати  Додати у вибране
Рекомендувати цей сайт другові  Рекомендувати другові
Мобільна версія   Мобільна версія
 
  Керівні документи - Інструкція з діловодства  
 


Розпорядження

Інструкція

Додатки

ЗАТВЕРДЖЕНО
Розпорядженням голови
районної державної адміністрації
23.05.2012    № 177;


 ІНСТРУКЦІЯ
з діловодства
в районній державній адміністрації

I. Загальні положення

      1. Інструкція з діловодства в районній державній адміністрації (далі – Інструкція) встановлює загальні положення щодо функціонування структурних підрозділів з діловодства, вимоги до документування управлінської інформації та організації роботи з документами в райдержадміністрації незалежно від способу фіксації та відтворення інформації, яка міститься в документах, включаючи їх підготовку, реєстрацію, облік і контроль за виконанням.

      2. Порядок організації електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису, роботи з електронними документами в діловодстві райдержадміністрації, здійснення діловодства стосовно документів, що містять інформацію з обмеженим доступом, здійснення діловодства за зверненнями громадян, запитами на інформацію визначаються окремими нормативно-правовими актами.

      3. Викладені в Інструкції правила і рекомендації щодо порядку здійснення діловодства в районної державної адміністрації розроблені на підставі Типової інструкції з діловодства та національних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію.

      Технології автоматизованого опрацювання задокументованої інформації в   райдержадміністрації повинні відповідати вимогам цієї Інструкції.

      4. Відповідальність за організацію діловодства районній державній адміністрації несе – керівник апарату райдержадміністрації.

      За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні документів, що розробляються на виконання завдань, визначених у законах України, постановах Верховної Ради України, актах та дорученнях Президента України, актах Кабінету Міністрів України, дорученнях Прем\'єр-міністра України, центральних і місцевих органів виконавчої влади (далі - акти органів державної влади, органів влади та доручення вищих посадових осіб), а також відповідей на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад, кореспонденцію Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України (далі - запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України), погодження проектів нормативно-правових актів відповідають заступники голови райдержадміністрації, керівник апарату згідно з розподілом функціональних обов\'язків.

      За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні інших документів, а також організацію діловодства та зберігання документів у структурних підрозділах  райдержадміністрації відповідають їх керівники.

      5. Організація діловодства в райдержадміністрації покладається на загальний відділ.

      6. Основним завданням  загального відділу є встановлення в  райдержадміністрації єдиного порядку документування управлінської інформації та роботи з документами із застосуванням сучасних автоматизованих систем, методичне керівництво і контроль за дотриманням установленого порядку роботи з документами в структурних підрозділах апарату райдержадміністрації. Загальний відділ  відповідно до покладених на нього завдань:
       розробляє Інструкцію з діловодства та номенклатуру справ апарату райдержадміністрації;
       здійснює реєстрацію та веде облік документів;
організовує документообіг, формування справ, їх зберігання та підготовку до передачі в архів апарату райдержадміністрації;
       забезпечує впровадження та контролює дотримання структурними підрозділами райдержадміністрації вимог Інструкції, Регламенту районної державної адміністрації (далі – Регламент) та національних стандартів;
       вживає заходів до зменшення обсягу службового листування в  райдержадміністрації та на підприємствах, в установах, організаціях, що належать до сфери її управління;
       проводить регулярно перевірку стану діловодства в структурних підрозділах райдержадміністрації;
       бере участь у впровадженні та використанні інформаційно-телекомунікаційної системи діловодства в райдержадміністрації;
       здійснює контроль за своєчасним розглядом та проходженням документів в райдержадміністрації;
       забезпечує дотримання єдиних вимог щодо підготовки документів та організації роботи з ними в умовах електронного документообігу;
       проводить аналіз інформації про документообіг, необхідної для прийняття управлінських рішень;
       організовує збереження документаційного фонду  райдержадміністрації та користування ним;
       ініціює та бере участь в організації підвищення кваліфікації працівників  райдержадміністрації з питань діловодства;

       7. Організація діловодства в структурних підрозділах   райдержадміністрації покладається на спеціально призначену для цього особу.

II. Документування управлінської інформації  райдержадміністрації

Загальні вимоги до створення документів

      8. Документування управлінської інформації полягає у створенні документів, в яких фіксується з дотриманням установлених правил інформація про управлінські дії.
      9. Право на створення, підписання, погодження, затвердження документів визначається актами законодавства, Положенням про апарат райдержадміністрації, положеннями про структурні підрозділи   райдержадміністрації і посадовими інструкціями.
      10. В райдержадміністрації визначено конкретний  комплекс документів, передбачений номенклатурою справ та необхідний і достатній для документування інформації про її діяльність.
      З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних установ, можуть створюватись спільні документи.
      11. Управлінська діяльність райдержадміністрації здійснюється шляхом видання розпорядчих документів, які визначені нормативно-правовими актами та Регламентом.
      12. Документ повинен відповідати положенням актів органів державної влади та спрямовуватись на виконання  райдержадміністрацією покладених на неї завдань і функцій.
      13. Класи управлінської документації визначаються згідно з Державним класифікатором управлінської документації (далі - ДКУД).
      Одним із класів управлінської документації, що забезпечує організацію процесів управління, є організаційно-розпорядча документація. Реквізити організаційно-розпорядчої документації та порядок їх розташування визначаються ДСТУ 4163-2003 "Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів"  (далі - ДСТУ 4163-2003).
      14. Документ повинен містити обов\'язкові для певного його виду реквізити, що розміщуються в установленому порядку, а саме: найменування установи - автора документа, назву виду документа (крім листів), дату, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту, текст, підпис.
      Під час підготовки та оформлення документів можуть застосовуватись не тільки обов\'язкові, а також інші реквізити, якщо це відповідає призначенню документа або способу його опрацювання.
      15. З метою підвищення ефективності та оперативності організації роботи з документами однакові за змістом документи можуть бути уніфіковані шляхом розроблення трафаретних текстів, які включаються до збірника (альбому) уніфікованих (типових) форм документів  райдержадміністрації.
      16. Райдержадміністрація здійснює діловодство державною мовою. Документи складаються державною мовою, крім випадків, передбачених законодавством про мови в Україні.
      Документи, які надсилаються іноземним адресатам, оформлюються українською мовою або мовою держави-адресата, або однією з мов міжнародного спілкування.
      17. Оформлення документів, що виготовляються за допомогою друкувальних засобів, здійснюється відповідно до вимог, зазначених у додатку 1.
      Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні та доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, дозволяється оформлювати рукописним способом.

Бланки документів

      18. Організаційно-розпорядчі документи оформлюються на бланках, що виготовляються згідно з вимогами цієї Інструкції.
      Для виготовлення бланків використовуються аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів) та А5 (210 х 148 міліметрів).
      Бланки документів повинні мати такі поля (міліметрів):
            30 - ліве;
            10 - праве;
            20 - верхнє та нижнє.
      Бланки кожного виду виготовляються на основі поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж зони розташування реквізитів).
      19. В райдержадміністрації використовують такі бланки документів:
            бланки для листів (додатки 2);
            бланк конкретного виду документа (із зазначенням на бланку назви виду документа) (додатки 3,4,5).
      20.Структурні підрозділи та апарат райдержадміністрації розробляють бланки документів або бланки документів посадової особи у тому разі, коли посадова особа має право підписувати документи в межах їх повноважень, зазначених у пункті 48 цієї Інструкції.
21. Бланки документів повинні виготовлятися друкарським способом на білому папері високої якості фарбами насичених кольорів.
      Бланки райдержадміністрації за рішенням – керівника апарату райдержадміністрації можуть виготовлятися за допомогою комп\'ютерної техніки.
      22. Види бланків, що використовуються в райдержадміністрації, та порядок їх обліку визначаються Інструкцією.
      Обов\'язковому обліку підлягають пронумеровані бланки.
      Порядкові номери проставляються нумератором, друкарським або іншим способом на нижньому полі зворотного боку бланка або на лівому полі лицьового боку бланка.
      Рішення про необхідність обліку бланків, виготовлених апаратом райдержадміністрації за допомогою комп\'ютерної техніки, приймає керівник апарату райдержадміністрації. За облік та зберігання бланків відповідає загальний відділ апарату райдержадміністрації.
      23. Деякі внутрішні документи (заяви працівників, доповідні записки, довідки тощо) та документи, що створюються від імені кількох установ, оформлюються не на бланках.

Оформлення реквізитів документів

      24. Під час підготовки організаційно-розпорядчих документів працівники   райдержадміністрації оформляють їх з урахуванням вимог ДСТУ 4163-2003.

Зображення Державного Герба України

      25. Зображення Державного Герба України розміщується на бланках документів відповідно до постанови Верховної Ради України від 19 лютого 1992 року № 2137-XII "Про Державний герб України".
       Зображення Державного Герба України на бланках райдержадміністрації із поздовжнім розташуванням реквізитів розміщується у центрі верхнього поля.  Розмір зображення: висота 17 міліметрів, ширина - 12 міліметрів.

Найменування районної державної адміністрації

      26. Найменування, Буської районної державної адміністрації зазначається повністю.

Довідкові дані про районну державну адміністрацію

      27. Довідкові дані про райдержадміністрацію містять: поштову адресу, номери телефонів, телефаксів, електронної пошти тощо. Довідкові дані розміщуються нижче найменування райдержадміністрації.
       Реквізити поштової адреси зазначаються в такій послідовності - назва вулиці, номер будинку, назва населеного пункту, району, області, поштовий індекс.

Назва виду документа

      28. Назва виду документа (наказ, розпорядження, доручення, лист райдержадміністрації) зазначається на загальному бланку друкованим чи машинописним способом і повинна відповідати назвам, передбаченим ДКУД.

Дата документа

      29. Датою документа є відповідно дата його підписання, затвердження, прийняття, реєстрації або видання. Дата зазначається арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Дата оформляється цифровим або словесно-цифровим способом. У разі оформлення дати цифровим способом число і місяць проставляються двома парами цифр, розділеними крапкою; рік - чотирма цифрами, крапка наприкінці не ставиться. Наприклад: 02.01.2012
      У текстах нормативно-правових актів та посиланнях на них і документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб зазначення дат з проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру, наприклад: 02 квітня 2012 року. Дозволяється вживати слово "рік" у скороченому варіанті "р.", наприклад: 03 червня 2012 р.
      Якщо документ складено не на бланку, дата зазначається нижче підпису ліворуч. Дата документа проставляється посадовою особою, яка його підписує або затверджує.
      Обов\'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов\'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).
      На документі, виданому двома або більше установами, зазначається одна дата, яка відповідає даті останнього підпису.

Реєстраційний індекс документів

      30. Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень - індексів, які надаються документам під час їх реєстрації.
       Реєстраційний індекс складається з порядкового номера документа у межах групи документів, що реєструються, який доповнюється індексами, що застосовуються в райдержадміністрації, зокрема індексами за номенклатурою справ, структурного підрозділу.
       Складові частини індексу: індекси за номенклатурою справ, порядковий реєстраційний номер у межах групи документів, що реєструються.
       Складові частини індексу відокремлюють одна від одної правобічною похилою рискою, наприклад: 268/02-25, де:
             268– порядковий реєстраційний номер,
             02-25 – індекс за номенклатурою справ,
       Послідовність написання складових частин реєстраційного індексу може змінюватися залежно від того, який документ реєструється, - вхідний, чи такий, що створений в райдержадміністрації.
       Для вхідних документів реєстраційний індекс складається з порядкового реєстраційного номеру та з індексу за номенклатурою справ.
       Для вихідного документа реєстраційний індекс може розміщуватися у зворотній послідовності - індекс за номенклатурою справ та порядковий номер.
       З метою розрізнення груп документів до реєстраційного індексу може додаватися відмітка, яка складається з літер ДСК, де ДСК застосовується для позначення документів з грифом "Для службового користування".
       Якщо документ підготовлено двома чи більше установами, реєстраційний індекс включає індекси кожної з цих установ.

Посилання на реєстраційний індекс і дату

      31. Для вихідних документів посилання на реєстраційний індекс і дату документа включає в себе реєстраційний індекс і дату того документа, на який дається відповідь. Цей реквізит є обов\'язковим і розташовується нижче або на рівні реєстраційного індексу у спеціально відведеному місці на бланку.

Місце складення або видання

      32. Відомості про місце складення або видання зазначаються на всіх документах, крім листів. Зазначені відомості оформляються відповідно до адміністративно-територіального поділу України. Якщо відомості про географічне місцезнаходження входять до найменування установи, цей реквізит не зазначається.

Гриф обмеження доступу

      33. Гриф обмеження доступу до документа ("Для службового користування", "Таємно", "Цілком таємно", "Особливої важливості") оформляється згідно з відповідними нормативними актами і розташовується у правій частині верхнього поля документа вище реквізиту "Адресат" або "Гриф затвердження".

Адресат

      34. Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. У разі адресування документа установі або її структурним підрозділам без зазначення посадової особи їх найменування наводяться у називному відмінку, наприклад:

                                                                                                                Національне агентство з питань
                                                                                                                державної служби

      Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи та її структурного підрозділу наводяться у називному відмінку, а посада і прізвище адресата - у давальному, наприклад:

                                                                                                                Державна архівна служба
                                                                                                                Фінансово-економічне управління
                                                                                                                Начальнику управління
                                                                                                                прізвище, ініціали (ініціал імені)

      У разі коли документ адресується керівникові установи або його заступникові, найменування установи входить до складу найменування посади адресата, яке наводиться у давальному відмінку, наприклад:
                                                                                                                Голові Державної митної служби
                                                                                                                прізвище, ініціали (ініціал імені)

      Якщо документ адресується кільком однорідним за характером діяльності установам, зазначається узагальнене найменування адресатів, наприклад:

                                                                                                                Центральним державним архівам

      Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово "копія" перед найменуванням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більше ніж чотирьом адресатам складається список на розсилку із зазначенням на кожному документі тільки одного адресата.
      Реквізит "Адресат" може включати адресу. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати Правилам надання послуг поштового зв\'язку, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 5 березня 2009 р. № 270 (Офіційний вісник України, 2009 р., № 23, ст. 750). Повна адреса зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад:

                                                                                                                Міністерство юстиції

                                                                                                                вул. Городецького, буд. 13,
                                                                                                               м. Київ, 01001

      У разі надсилання документа фізичній особі спочатку зазначається у називному відмінку прізвище, ім\'я та по батькові (ініціали чи ініціал імені), потім поштова адреса, наприклад:

                                                                                                               Гончарук Олександр Сергійович

                                                                                                               вул. Сурікова, буд. 3а, кв. 1,
                                                                                                               м. Київ, 03178

      У разі надсилання документа органам законодавчої і виконавчої влади, постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається.

Гриф затвердження документа

      35. Документ затверджується посадовою особою (посадовими особами), до повноважень якої (яких) належить вирішення питань, наведених у такому документі, або розпорядчим документом райдержадміністрації. Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила, порядки тощо) затверджуються розпорядчим документом райдержадміністрації.
      Затвердження певних видів документів здійснюється з проставленням грифа затвердження (додаток 6).
      Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, гриф затвердження складається із слова "ЗАТВЕРДЖУЮ", найменування посади, підпису, ініціалів (ініціалу імені) і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження. Наприклад:

                                                                                                               ЗАТВЕРДЖУЮ

                                                                                                               Голова райдержадміністрації
                                                                                                               підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище

                                                                                                              Дата

       У разі коли документ затверджується розпорядженням, наказом гриф затвердження складається із слова "ЗАТВЕРДЖЕНО", назви виду документа, яким затверджується створений документ, у називному відмінку із зазначенням його дати і номера. Наприклад:

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              ЗАТВЕРДЖЕНО
                                                                                                              Розпорядження голови –
                                                                                                              райдержадміністрації

                                                                                                              12 березня 2009 № 15

      Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку першого аркуша документа.
      У разі затвердження документа кількома посадовими особами грифи затвердження розташовуються на одному рівні.

Резолюція

      36. Резолюція - це зроблений посадовою особою напис на документі, який містить стислий зміст прийнятого нею рішення щодо виконання документа.
      Резолюція складається з таких елементів: прізвище, ініціали (ініціал імені) виконавця (виконавців) у давальному відмінку, зміст доручення, строк виконання, особистий підпис керівника, дата.
      Якщо доручення надано кільком посадовим особам, головним виконавцем документа є зазначена першою особа, якій надається право скликати інших виконавців та координувати їх роботу. Першою, як правило, зазначається особа, яка займає вищу або рівну посаду.
      На документах із строками виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначаються виконавець, підпис автора резолюції, дата.
      Резолюція проставляється безпосередньо на документі нижче реквізиту "Адресат" паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині першого аркуша документа з лицьового боку, але не на полі документа, призначеному для підшивання.
      У разі коли документ підлягає поверненню, визначається детальний порядок виконання документа або уточнюються виконавці, резолюція може оформлятися на окремих аркушах або спеціальних бланках із зазначенням реєстраційного індексу і дати документа, якого вона стосується.

Заголовок до тексту документа

      37. Заголовок до тексту документа повинен містити короткий виклад змісту документа і бути максимально стислим. Заголовок формулюється працівником, який створює документ. Заголовок, обсяг якого перевищує 150 знаків (5 рядків), дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.
      Заголовок відповідає на питання "про що?", "кого?", "чого?". Наприклад наказ (про що?) про надання відпустки; лист (про що?) про організацію наради; протокол (чого?) засідання атестаційної комісії; посадова інструкція (кого?) головного спеціаліста.
      Без заголовка дозволяється складати короткі документи на бланках формату А5 (210 х 148 міліметрів), зокрема супровідні листи, телеграми, телефонограми.

Відмітка про контроль

      38. Відмітка про контроль означає, що документ узято на контроль для забезпечення його виконання в установлений строк.
      Відмітка про контроль робиться шляхом проставлення літери "К" чи слова "Контроль" (від руки або з використанням штампа) на лівому полі першої сторінки документа на рівні заголовка до тексту.
      У разі необхідності повернення документа установі - авторові або фізичній особі відмітка про взяття його на контроль проставляється на окремому аркуші для резолюції.

Текст документа

      39. Текст документа містить інформацію, для фіксування якої його було створено. Інформація в тексті документа викладається стисло, грамотно, зрозуміло та об\'єктивно. Документ не повинен містити повторів, а також слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Під час складання документів вживається діловий стиль, для якого характерний нейтральний тон викладення, позбавлений образності, емоційності та індивідуальних авторських рис.
      Текст документа повинен стосуватися того питання, яке сформульоване в заголовку до тексту.
      Текст документа оформляється у вигляді суцільного зв\'язного тексту або анкети чи таблиці, або шляхом поєднання цих форм.
      Суцільний зв\'язний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії. Така форма викладення тексту документа використовується під час складання положень, порядків, правил, розпорядчих документів і листів.
      Суцільний зв\'язний текст, як правило, складається з двох частин. У першій (вступній) частині зазначається підстава, обґрунтування або мета складення документа, у другій (заключній) частині - висновки, пропозиції, рішення, прохання. В окремих випадках документ може після вступної частини містити мотивувальну частину, в якій обґрунтовується позиція установи.
      У тексті документа, підготовленого відповідно до документів інших установ або раніше виданих документів, зазначаються їх реквізити у такій послідовності: назва виду документа, найменування установи - автора документа, дата, реєстраційний номер, заголовок до тексту.
      Тексти складних і великих за обсягом документів (положення, правила, інструкції, огляди, звіти тощо) поділяються на розділи, підрозділи, пункти, підпункти. Пункти у тексті нумеруються арабськими цифрами з крапкою, а підпункти - арабськими цифрами з дужкою.
      В окремих випадках розділи можуть поділятися на глави, а також нумеруватися римськими цифрами.
      40. Форма анкети використовується у разі викладення у цифровому або словесному вигляді інформації про один об\'єкт за певним обсягом ознак. Постійною інформацією в анкеті є узагальнені найменування ознак, за якими проводиться опис об\'єкта, а змінною - конкретні характеристики.
      41. Таблична форма документа використовується у разі викладення у цифровому або словесному вигляді інформації про кілька об\'єктів за рядом ознак. Заголовки граф таблиці пишуться з великої літери, підзаголовки - з малої літери, якщо вони становлять одне ціле із заголовком, і з великої - якщо підзаголовок має самостійне значення. Крапки в кінці заголовків і підзаголовків граф не ставляться. Заголовки і підзаголовки граф та рядків таблиці повинні бути викладені іменником у називному відмінку однини. У заголовках і підзаголовках рядків і граф таблиці вживаються лише загальноприйняті умовні позначення і скорочення. Графи таблиці, які розміщуються на кількох сторінках, нумеруються. На другій та наступних сторінках таблиці зазначаються номери граф, а також у верхньому правому кутку - слова "Продовження додатка".

Відмітки про наявність додатків

      42. Додатки до документів, крім додатків до супровідних листів, складаються з метою доповнення, пояснення окремих питань документа або документа в цілому.
      43. Додатки до документів можуть бути таких видів:
            додатки, що затверджуються розпорядчими документами (положення, інструкції, правила, порядки тощо);
            додатки, що доповнюють та/або пояснюють зміст основного документа;
            додатки, що надсилаються із супровідним листом.
      44. На додатках, що затверджуються розпорядчими документами (положення, інструкції, правила, порядки тощо), проставляється гриф затвердження відповідно до пункту 35 цієї Інструкції. У відповідних пунктах розпорядчої частини документа робиться посилання: "що додається" або "(додається)."
      На додатках до документів, що затверджуються розпорядчими документами, робиться відмітка у верхньому правому кутку першого аркуша додатка, наприклад:

                                                                                                              Додаток 5
                                                                                                              до Інструкції
                                                                                                              (пункт 8)

      45. Додатки довідкового або аналітичного характеру (графіки, схеми, таблиці, списки тощо) до основного документа повинні мати відмітку з посиланням на цей документ, його дату і номер, наприклад:

                                                                                                              Додаток
                                                                                                              до наказу Міністерства
                                                                                                              охорони здоров\'я
                                                                                                              20.04.2009 № 295

      У тексті основного документа робиться відмітка про наявність додатків: "що додається", "згідно з додатком", "(додаток 1)"; "відповідно до додатка 2".
      46. Додатки оформляються, як правило, на стандартних аркушах паперу. На другому і наступних аркушах додатка робиться відмітка: "Продовження додатка", "Продовження додатка 1".
      У разі наявності кількох додатків на них зазначаються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак "№" перед цифровим позначенням не ставиться.
      Усі додатки до документів візуються працівником, який створив документ, та керівником структурного підрозділу, в якому його створено.
      Додатки нормативно-правового характеру (положення, інструкції, правила, порядки тощо), що затверджуються розпорядчими документами, підписуються керівниками структурних підрозділів установи на лицьовому боці останнього аркуша додатка.
      47. У разі коли додатки надсилаються із супровідним листом, відмітка про наявність додатків розміщується після тексту листа перед підписом.
      Якщо документ має додатки, повне найменування яких наводиться в його тексті, відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою:
            Додаток: на 7 арк. у 2 прим.
      Якщо документ має додатки, повне найменування яких у тексті не наводиться, їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:
      Додатки:
            1. Довідка про стан соціально-економічного розвитку області за I квартал 2011 р. на 5 арк. в 1 прим.
            2. Динаміка соціально-економічного розвитку області за попередні роки. на 3 арк. в 1 прим.
      Якщо до документа додається інший документ, який має додатки, відмітку про наявність додатка оформляють за такою формою:
            Додаток: лист Державного архіву Львівської області 20.09.2010 №595/ 04-12 і додаток до нього, всього на 20 арк. в 1 прим.
      У разі коли документ містить більше десяти додатків, складається опис із зазначенням у документі такої відмітки:
            Додаток: згідно з описом на 3 арк.
      Якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними в документі адресами, відмітка про наявність документа оформляється за такою формою:
            Додаток: на 5 арк. у 2 прим. на першу адресу.

Підпис

      48. Посадові особи підписують документи в межах своїх повноважень, визначених у Положенні про апарат райдержадміністрації, положеннях про структурні підрозділи, посадових інструкціях, розпорядженні про розподіл обов\'язків між керівником та його заступниками. У зазначених документах визначається також порядок підписання документів іншими особами у разі відсутності керівника установи та посадових осіб, які уповноважені їх підписувати.
      Документи, що надсилаються до органів державної влади, підписуються головою райдержадміністрації за його дорученням - заступниками голови та керівником апарату.
Документи, що надсилаються підприємствам, установам, організаціям, громадянам, підписуються головою райдержадміністрації або його заступниками та керівником апарату згідно з розподілом повноважень або керівниками структурних підрозділів відповідно до їх повноважень.
      49. Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повного - якщо документ надрукований не на бланку, скороченого - на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалів (ініціалу імені) і прізвища, наприклад:

            Голова районної державної
            адміністрації                             підпис             ініціали (ініціал імені), прізвище

або

            Голова                                       підпис             ініціали (ініціал імені), прізвище

      50. У разі надсилання документа одночасно кільком установам одного або вищого рівня керівник підписує всі його примірники.
      У разі надсилання документа одночасно кільком підпорядкованим установам підписується тільки оригінал, який залишається у справі установи - автора, а на місця розсилаються засвідчені загальним відділом апарату райдержадміністрації його копії.
      51. Документи підписуються, як правило, однією посадовою особою, а у разі, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), - двома або більше посадовими особами. При цьому підписи посадових осіб розміщуються один під одним відповідно до підпорядкованості осіб. Наприклад:

            Заступник голови                    підпис              ініціали (ініціал імені), прізвище

            Начальник фінансово -
            господарського відділу        підпис              ініціали (ініціал імені), прізвище

      У разі підписання спільного документа кількома особами, які займають однакові посади, їх підписи розміщуються на одному рівні і скріплюються печатками установ, наприклад:

Голова                                                                                 Голова                                        
районної державної адміністрації                                  районної ради
підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище,                       підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище,
відбиток гербової печатки                                               відбиток гербової печатки

      52. Документи колегіальних органів підписують голова Колегії облдержадміністрації і секретар, наприклад:

            Голова Колегії                     підпис                 ініціали (ініціал імені), прізвище

            Секретар Колегії                 підпис                 ініціали (ініціал імені), прізвище

      53. У разі відсутності посадової особи, найменування посади, прізвище, ініціали (ініціал імені) якої зазначено на проекті документа, його підписує особа, що виконує її обов\'язки, або її заступник. У такому разі обов\'язково зазначаються фактична посада, ініціали (ініціал імені), прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносять рукописним або машинописним способом, якщо документ неможливо передрукувати). Не допускається під час підписання документа ставити прийменник "За" чи правобічну похилу риску перед найменуванням посади. Додавання до найменування посади керівника слів "Виконуючий обов\'язки" або "В. о." здійснюється у разі заміщення керівника за розпорядженням (наказом).
      54. Засвідчення електронного документа здійснюється за допомогою електронного цифрового підпису згідно із законодавством.
      55. Факсимільне відтворення підпису посадової особи на організаційно-розпорядчих, фінансових, бухгалтерських документах за допомогою механічного або іншого копіювання не допускається.

Візи та гриф погодження

      56. У разі виникнення потреби у проведенні оцінки доцільності створення документа, його обґрунтованості та відповідності законодавству здійснюється погодження проекту документа.
      57. Погодження може здійснюватись як в райдержадміністрації посадовими особами, які відповідно до їх компетенції вирішують питання, порушені в проекті документа (внутрішнє погодження), так і за її межами іншими заінтересованими установами (зовнішнє погодження).
      58. Внутрішнє погодження оформляється шляхом проставляння візи. Віза включає: особистий підпис, ініціали (ініціал імені) і прізвище особи, яка візує документ, дату візування із зазначенням у разі потреби найменування посади цієї особи.
      59. Віза проставляється як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша проекту документа, якщо місця для візування на лицьовому боці останнього аркуша документа недостатньо. Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються в райдержадміністрації.
      60. Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка:

                          Начальник загального відділу
                          підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище
                          Зауваження і пропозиції додаються.
                          Дата

      Про наявність зауваження обов\'язково повідомляють особі, яка підписує документ.
      61. Перелік посадових осіб, які повинні завізувати документ, визначає працівник, який створює документ, виходячи з його змісту.
      62. Порядок візування певних видів документів зазначається в Інструкції райдержадміністрації.
      63. За зміст документа, який візується кількома особами, такі особи відповідають згідно з компетенцією.
      64. Якщо під час візування з\'ясується, що у підготовлений до підписання документ необхідно внести істотні зміни, він потребує повторного візування.
      65. Зовнішнє погодження проектів документів оформляється шляхом проставлення на них грифа погодження, який включає в себе слово "ПОГОДЖЕНО", найменування посади особи та установи, з якою погоджується проект документа, особистий підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище і дату або назву документа, що підтверджує погодження, його дату і номер (індекс), наприклад:

ПОГОДЖЕНО
Голова райдержадміністрації
підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище
Дата

                          ПОГОДЖЕНО
                          Протокол засідання
                          Центральної експертно-перевірної
                          комісії Укрдержархіву
                          Дата                    №

      66. Гриф погодження ставиться нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа.
      67. У разі коли зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається "Аркуш погодження", про що робиться відмітка у документі на місці грифа погодження, наприклад:

                              Аркуш погодження додається.
                              Аркуш погодження оформляється за такою формою:

АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ
Назва проекту документа

            Найменування посади                підпис               ініціали  (ініціал імені), прізвище

            Дата

            Підпис посадової особи скріплюється гербовою печаткою.

      68. Зовнішнє погодження у разі потреби, визначеної законодавством, здійснюється в такій послідовності:
            з установами однакового рівня та іншими установами;
            з громадськими організаціями;
            з органами, які здійснюють державний контроль в певній сфері;
            з установами вищого рівня.

Відбиток печатки

      69. На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, на яких фіксується факт витрати коштів і проведення операцій з матеріальними цінностями, підпис посадової (відповідальної) особи скріплюється гербовою печаткою райдержадміністрації.
      Перелік інших документів, підписи на яких необхідно скріплювати гербовою печаткою, визначається райдержадміністрацією на підставі нормативно-правових актів та примірного переліку документів, підписи на яких скріплюються гербовою печаткою (додаток 7), в Інструкції.
      70. Відбиток печатки, на якій зазначено найменування райдержадміністрації або її структурного підрозділу (без зображення герба), ставиться також на копіях документів, що надсилаються в інші установи, та на розмножених примірниках розпорядчих документів у разі розсилання.
      Відбиток печатки ставиться таким чином, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, але не підпис посадової особи, або на окремо виділеному для цього місці з відміткою "МП".
      71. Розпорядженням голови райдержадміністрації установи визначається порядок використання, місце зберігання гербової печатки і посадова особа, відповідальна за її зберігання, а також перелік осіб, підписи яких скріплюються гербовою печаткою.

Відмітка про засвідчення копій документів

      72. Райдержадміністрація  може засвідчувати копії лише тих документів, що створені в ній, а також у випадках, передбачених в абзаці другому цього пункту. Копія документа виготовляється і видається тільки з дозволу голови райдержадміністрації, його заступників та керівника апарату або начальників структурних підрозділів апарату райдержадміністрації.
      У разі підготовки документів для надання судовим органам, під час вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав у взаємовідносинах з установою, а також під час формування особових справ працівників райдержадміністрація може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).
      Відмітка "Копія" проставляється на лицьовому боці у верхньому правому кутку першого аркуша документа.
      73. Напис про засвідчення документа складається із слів "Згідно з оригіналом", найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів (ініціалу імені) та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту документа "Підпис", наприклад:

            Згідно з оригіналом

            Головний спеціаліст
            загального відділу                     підпис             ініціали (ініціал імені), прізвище
            Дата

      Напис про засвідчення копії скріплюється печаткою із зазначенням на ній найменування райдержадміністрації (без зображення герба) або печаткою загального відділу.

      74. На копіях вихідних документів, що залишаються у справах райдержадміністрації (відпусках), текст бланків не відтворюється, а зазначається лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію, її особистий підпис, дата засвідчення та відбиток печатки загального відділу, наприклад:

            Дата, індекс
            __________________________________________________________________
            __________________________________________________________________

            Голова райдержадміністрації                              ініціали (ініціал імені), прізвище

            Згідно з оригіналом

            Головний спеціаліст
            загального відділу              підпис                      ініціали (ініціал імені), прізвище

            відбиток печатки
            загального відділу

            Дата

      На копіях вихідних документів, що залишаються у справах установи (відпусках), повинні бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців.

                              Копія документа повинна відповідати оригіналу.

Відмітки про створення, виконання
документа, наявність його в електронній
формі та надходження до райдержадміністрації

      75. Прізвище працівника, який створив документ, і номер його службового телефону зазначаються на лицьовому боці в нижньому лівому кутку останнього аркуша документа, наприклад:

                              Петренко 256 23 29

                              або

                              Петренко Олена Іванівна 256 23 29

      76. Після завершення роботи з документом проставляється відмітка про його виконання. Відмітка про виконання документа свідчить про те, що роботу над документом завершено і його можна долучити до справи. Відмітка може містити слова "До справи", номер справи, посилання на дату і реєстраційний індекс документа, який засвідчує його виконання, найменування посади, підпис і дату. Якщо документ не потребує письмової відповіді, зазначаються короткі відомості про виконання. Підпис і дату відмітки проставляє працівник, який створив документ, або керівник структурного підрозділу. Зазначений реквізит проставляється від руки у лівому кутку нижнього поля на лицьовому боці першого аркуша, наприклад:

               До справи № 08-10-Г                                     До справи № 30-19-А

               Лист-відповідь від 20.05.2011                     Питання вирішено позитивно під
               № 03-10/01/802                                               час телефонної розмови 04.03.2011

                посада, підпис, ініціали (ініціал                    посада, підпис, ініціали (ініціал
                імені), прізвище 21.05.2011                           імені), прізвище 05.03.2011       

      77. Відмітка про наявність копії документа в електронній формі містить повне ім\'я файлу і його місце зберігання, код оператора та інші пошукові дані. Відмітка ставиться на лицьовому боці у центрі нижнього поля першого аркуша документа, наприклад:
r:/kontrol_vd/proekt.doc

      78. Реєстрація документа – це фіксування факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому умовного позначення – реєстраційного індексу.

Запис про державну реєстрацію

      79. Запис про державну реєстрацію робиться на нормативно-правових актах райдержадміністрації, включених до Єдиного державного реєстру нормативно-правових актів в Буському районному управлінні юстиції   в установленому законодавством порядку.

      На першій сторінці нормативно-правового акта для проставлення відмітки про державну реєстрацію повинне бути вільне місце (60 х 100 міліметрів) у верхньому правому кутку після номера акта чи після грифа затвердження.

Складення деяких видів документів

Розпорядження (накази)

      80. Розпорядження видаються як рішення організаційно-розпорядчого чи нормативно-правового характеру. За змістом управлінської дії розпорядження видаються з основних питань діяльності райдержадміністрації, адміністративно-господарських або кадрових питань.

      81. Проекти розпоряджень з основної діяльності, адміністративно-господарських питань готуються і подаються структурними підрозділами за дорученням голови райдержадміністрації чи за власною ініціативою.

      Проекти розпоряджень з кадрових питань (особового складу) (про прийняття на роботу, звільнення, надання відпустки, відрядження тощо) готує відділ організаційно - кадрової роботи апарату райдержадміністрації на підставі доповідних записок керівників структурних підрозділів, заяв працівників та інших документів.

      82. Проекти розпоряджень з основної діяльності, адміністративно-господарських питань та додатки до них візуються працівником, який створив документ, керівником структурного підрозділу, в якому його створено, посадовими особами, які визначені у проекті документа як виконавці завдань, що містяться в ньому, начальником загального відділу апарату райдержадміністрації, відповідальним за виконання роботи щодо запобіганням корупційним проявам в апараті та структурних підрозділах районної державної адміністрації, іншими посадовими особами яких стосується документ.

      83. Проекти розпоряджень з кадрових питань (особового складу) візуються працівником відділу організаційно-кадрової роботи апарату райдержадміністрації, який створив документ, та його начальником, а також залежно від видів розпоряджень – відповідальним  за виконання роботи щодо запобіганням корупційним проявам в апараті та структурних підрозділах районної державної адміністрації (з питань прийняття на роботу, призначення на посаду та переведення), відділу фінансово-господарського забезпечення, іншими посадовими особами, яких стосується документ.

      84. Юридичним відділом апарату райдержадміністрації обов\'язково візуються за наявності усіх необхідних віз проекти усіх розпоряджень.

      Проекти розпоряджень, що надаються для підписання голові райдержадміністрації, візують  його заступники та керівник апарату відповідно до розподілу функціональних обов\'язків.

      У разі необхідності проведення оцінки змісту та доцільності видання розпорядження здійснюється зовнішнє погодження проекту документа з іншими заінтересованими установами.

      Якщо в процесі погодження до проекту наказу (розпорядження) вносяться істотні зміни, він підлягає повторному погодженню.

      85. Розпорядження підписуються головою райдержадміністрації, а у разі його відсутності - заступником голови, який виконує його обов\'язки.

      Після підписання розпорядження зміни до нього вносяться лише шляхом видання нового розпорядження про внесення змін.

      86. Розпорядження оформляється на бланку розпорядження. Зміст розпорядження коротко викладається в заголовку, який починається з прийменника "Про" і складається за допомогою віддієслівного іменника ("Про затвердження...", "Про введення...", "Про створення...",) або іменника ("Про підсумки...", "Про заходи...").

      87. Текст розпорядження з питань основної діяльності райдержадміністрації та з адміністративно-господарських питань складається з двох частин - констатуючої (преамбули) і розпорядчої.

      У констатуючій частині зазначаються підстава, обґрунтування або мета видання розпорядження. Зазначена частина може починатися із слів "На виконання", "Відповідно до" тощо. Якщо документ видається на підставі іншого розпорядчого документа, у констатуючій частині зазначаються назва виду цього документа, його автор, дата, номер та заголовок. Крапка в кінці констатуючої частини не ставиться.
      Розпорядча частина поділяється на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. У кожному пункті повинні бути зазначені виконавці (структурні підрозділи або конкретні посадові (службові) особи), конкретні завдання (доручення) і строки їх виконання. Виконавці можуть бути названі також узагальнено, наприклад: "начальникам структурних підрозділів".

      При цьому, як правило, не застосовується написання неконкретних доручень, які містять слова: "прискорити", "поліпшити", "активізувати", "звернути увагу" тощо.

      88. Якщо розпорядженням відміняється попередній розпорядчий документ, у розпорядчій частині зазначається пункт, який повинен починатися із слів: "Визнати таким, що втратив чинність,...".

      Зміни, що вносяться до розпорядження оформляються окремим розпорядженням, який повинен мати такий заголовок: "Про внесення змін до розпорядження..." із зазначенням дати, номера, назви виду розпорядчого документа, до якого вносяться зміни. Розпорядча частина розпорядження починається з такого пункту:

                  "1. Внести зміни до розпорядження".

                  Далі окремими підпунктами формулюються зміни до розпорядчого документа, наприклад:

                  "1) пункт 2 викласти в такій редакції:...";

                  "2) пункт 3 виключити";

                  "3) абзац другий пункту 4 доповнити словами...".

      Якщо зміни до розпорядчого документа оформляються на окремому аркуші (аркушах), у першому пункті розпорядчої частини розпорядження зазначається:

                  "1) Внести зміни до... (додаються)".

      89. Останній пункт розпорядчої частини у разі потреби може містити рішення про покладення на структурний підрозділ або посадову особу функцій з контролю за виконанням розпорядження.

      90. До розпоряджень не може включатися пункт "Розпорядження довести до відома...". Установи, їх структурні підрозділи, посадові (службові) особи, до відома яких доводиться розпорядження, зазначаються у покажчику (списку) розсилки, який укладач готує разом з проектом розпорядчого документа і передає до загального відділу апарату райдержадміністрації після підписання такого документа.

      91. Розпорядження з кадрових питань (особового складу) оформляються у вигляді індивідуальних і зведених. В індивідуальних наказах (розпорядженнях) міститься інформація про одного працівника (співробітника), у зведених - про кількох, незалежно від того, які управлінські рішення щодо них приймаються (прийняття на роботу, призначення на посаду, переведення на іншу посаду (роботу), звільнення тощо).

      92. Зміст індивідуального розпорядження з кадрових питань (особового складу) стисло викладається в заголовку, який починається з прийменника "Про" і складається за допомогою віддієслівного іменника, наприклад: "Про призначення... ", "Про прийняття...". У зведених розпорядженнях може застосовуватись узагальнений заголовок, наприклад: "Про кадрові питання", "Про особовий склад".

      93. У тексті розпоряджень з кадрових питань (особового складу), як правило, констатуюча частина не зазначається, крім випадків призначення на посаду або звільнення з посади керівних працівників органом вищого рівня або за іншою процедурою. У такому разі в констатуючій частині наводиться посилання на відповідний правовий акт органу вищого рівня у такій послідовності: вид акта, його автор, дата, номер, повне найменування.

      94. Розпорядча частина розпорядження починається, як правило, з дієслова у формі інфінітиву: "ПРИЙНЯТИ", "ПРИЗНАЧИТИ" "ПЕРЕВЕСТИ", "ЗВІЛЬНИТИ", "ВІДРЯДИТИ", "НАДАТИ", "ОГОЛОСИТИ" тощо.
      Далі зазначаються великими літерами прізвище працівника, на якого поширюється дія розпорядження, і малими - ім\'я, по батькові працівника та текст наказу. У зведених розпорядженнях прізвища осіб у межах пунктів розміщуються за алфавітом.

      95. У розпорядженні про призначення або звільнення працівника зазначається повна дата (число, місяць, рік) фактичного виходу працівника на роботу (припинення трудових відносин), розміри його посадового окладу відповідно до штатного розпису, надбавок та доплат.

      96. У зведених розпорядженнях з кадрових питань (особового складу) до розпорядчої частини включається інформація, що розміщується у такій послідовності: прийняття на роботу (службу), переведення, звільнення. При цьому до одного зведеного розпорядження не може включатися інформація, яка згідно із законодавством має різні строки зберігання.

      97. У кожному пункті розпорядження з кадрових питань зазначається підстава щодо його видання (заява працівника, доповідна записка, рішення атестаційної комісії тощо).

      98. Під час ознайомлення з розпорядженням згаданими у ньому особами на першому примірнику розпорядження чи на спеціальному бланку проставляються їх підписи із зазначенням дати ознайомлення.

      99. Спільне розпорядження(наказ) установ одного рівня оформляється на чистих аркушах паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів). Державний Герб України під час оформлення таких наказів не відтворюється. Найменування установ розміщуються на одному рівні, а назва виду документа - посередині. Дата спільного розпорядження (наказу) повинна бути єдиною, відповідати даті останнього підпису, а реєстраційний індекс документа - складатися з реєстраційних індексів, які проставляються через правобічну похилу риску в послідовності підписання наказу керівниками установ. Розпорядча частина починається із слова "НАКАЗУЄМО" ("ЗОБОВ\'ЯЗУЄМО"). Підписи керівників установ розташовуються нижче тексту на одному рівні і скріплюються гербовими печатками цих установ.

      Кількість примірників спільних розпоряджень повинна відповідати кількості установ, що їх видають.

      100. Порядок підготовки розпоряджень нормативно-правового характеру, які підлягають державній реєстрації в районному управлінні юстиції у Буському районі, визначається законодавством.

      101. Розпорядження нумеруються у порядку їх видання у межах календарного року; розпорядження з основної діяльності, адміністративно-господарських питань та з кадрових питань (особового складу) мають окрему порядкову нумерацію.

      102. Копії розпоряджень засвідчуються загальним відділом апарату райдержадміністрації і надсилаються заінтересованим установам, посадовим особам, працівникам. Список розсилки складається і підписується працівником, який його склав.

      103. Накази підписує керівник апарату,, а в разі його відсутності заступник керівника апарату райдержадміністрації.

      Розпорядження (накази) видаються з питань надання відпусток, відряджень, проходження стажування тощо.

      Розпорядча частина розпорядження (наказу) починається із слова "НАКАЗУЮ", наказ може починатися із слова "ЗОБОВ\'ЯЗУЮ", яке друкується з нового рядка великими літерами без відступу від лівого поля і лапок, після чого ставиться двокрапка.

      104. Розпорядження (накази) нумеруються у порядку їх видання у межах календарного року і мають окрему порядкову нумерацію.

      105. Текст розпорядження (наказу) складається з двох частин - констатуючої (преамбули) і розпорядчої (наказової).

Протоколи

      106. У протоколах фіксується інформація про хід ведення засідань, прийняття в установах рішень комісіями, дорадчими органами, зборами тощо. Протокол складається на підставі записів, зроблених безпосередньо під час засідань, поданих текстів та тез доповідей і виступів, довідок, проектів рішень тощо.

      107. Протоколи можуть складатися в повній або стислій формі.
      У протоколах, складених у стислій формі, фіксуються лише прийняті рішення, а не хід обговорення питання.

      108. Протокол оформляється на чистому аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів) з поздовжнім розташуванням реквізитів.

      109. Датою протоколу є дата проведення засідання. Якщо засідання тривало кілька днів, то через тире зазначаються перший і останній день засідання.

      110. Номер (індекс) протоколу повинен відповідати порядковому номеру засідання. Нумерація протоколів ведеться в межах календарного року окремо за кожною групою протоколів засідання відповідного колегіального органу: колегії, технічних, наукових, експертних комісій, рад тощо. У реквізиті "місце засідання" зазначається назва населеного пункту, в якому відбулося засідання.

      111. Заголовок до тексту протоколу повинен відображати вид засідання (нарада, збори, конференція тощо) або колегіальної діяльності (комісія, рада, колегія, робоча група тощо) і включати назву виду документа.

      112. Текст протоколу складається з вступної та основної частин.

      113. У вступній частині протоколу зазначаються прізвища та ініціали (ініціал імені) голови або головуючого, секретаря, запрошених, а також присутніх осіб.

      У списку присутніх зазначаються в алфавітному порядку спочатку прізвища та ініціали присутніх постійних членів колегіального органу без зазначення посад, потім - запрошених осіб із зазначенням посад та у разі потреби найменувань установ. Якщо кількість присутніх перевищує 15 осіб, зазначається їх загальна кількість з посиланням на список, що додається до протоколу.

      Вступна частина включає порядок денний - перелік розглянутих на засіданні питань, що розміщені у порядку їх значущості із зазначенням доповідача з кожного питання. Порядок денний дається наприкінці вступної частини.

      Слова "Порядок денний" друкуються від межі лівого поля, після них ставиться двокрапка. Кожне питання нумерується арабськими цифрами і друкується з абзацу. Формування питань у порядку денному починається з прийменника "Про".

      114. Основна частина протоколу складається з розділів, які повинні відповідати пунктам порядку денного. Розділи нумеруються арабськими цифрами і будуються за такою схемою:

      СЛУХАЛИ - ВИСТУПИЛИ - ВИРІШИЛИ (УХВАЛИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ).

      Зазначені слова друкуються великими літерами без відступу від межі лівого поля. Після слів ставиться двокрапка.

      115. Після слова "СЛУХАЛИ" зазначається текст виступу основного доповідача. Прізвище та ініціали (ініціал імені) кожного доповідача друкуються з нового рядка. Текст виступу викладається у третій особі однини.

      Тексти або тези доповіді та виступів, оформлені як окремі документи, до тексту протоколу не включаються. Після відомостей про доповідача ставиться тире і зазначається: "Текст доповіді (виступу) додається до протоколу".

      116. Після слова "ВИСТУПИЛИ" фіксуються виступи тих осіб, які взяли участь в обговоренні доповіді. Виступи оформляються у протоколі із зазначенням посад, прізвищ та ініціалів (ініціалу імені) промовців у називному відмінку, а також з викладенням змісту питання та відповідей на нього. Зміст виступів викладається від третьої особи однини.

      117. Після слова "ВИРІШИЛИ" ("УХВАЛИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ") фіксується прийняте рішення з обговорюваного питання порядку денного. Рішення повинне бути конкретним і включати складові, що відповідають на такі питання: кому, що зробити і в який строк.

      Рішення, що містять кілька питань, поділяють на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. Підпункти нумеруються цифрами з дужкою.

      118. У разі коли на засіданні приймається рішення про затвердження документа, який обговорювався на засіданні, цей документ додається до протоколу і в ньому робиться посилання на номер і дату протоколу. За наявності інших документів, що розглядалися на засіданні та факт обговорення яких було зафіксовано у тексті протоколу, вони нумеруються арабськими цифрами (Додаток 1, Додаток 2). У відповідних пунктах протоколу робиться посилання на ці додатки.

      Реквізит "Відмітка про наявність додатків" наприкінці тексту протоколу не зазначається.

      119. Протокол підписується головуючим на засіданні колегіального органу та секретарем.

      120. Деякі протоколи засідань (технічних комітетів, методичних, експертних, наукових рад і комісій тощо) підлягають затвердженню. У такому разі протокол повинен мати гриф затвердження.

      121. Копії протоколів або витяги з них засвідчуються печаткою загального відділу і надсилаються у разі потреби заінтересованим установам, посадовим особам, працівникам. Список розсилки складає і підписує секретар.

Службові листи

      122. Службові листи складаються з метою обміну інформацією між установами як:

            відповіді про виконання завдань, визначених в актах органів державної влади, дорученнях вищих посадових осіб;

            відповіді на запити, звернення, а також кореспонденцію Верховної Ради України;

            відповіді на виконання доручень установ вищого рівня;

            відповіді на запити інших установ;

            відповіді на звернення громадян;

            відповіді на запити на інформацію;

            ініціативні листи;

            супровідні листи.

      123. Службовий лист оформляється на спеціальному для листів бланку формату A4 (210 х 297 міліметрів). Якщо текст листа не перевищує семи рядків, використовують бланк формату А5 (210 х 148 міліметрів).

      124. Лист має такі реквізити: дата, реєстраційний індекс, посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дається відповідь, адресат, заголовок до тексту, текст, відмітка про наявність додатків (у разі потреби), підпис, відмітка про виконавця.

      Датою вихідного листа є дата його підписання, яка повинна збігатися із датою реєстрації вихідної кореспонденції в загальному відділі райдержадміністрації.

      Лист, оформлений на бланку формату А4 (210 х 297 міліметрів), повинен мати заголовок до тексту, що відповідає на питання "про що?".

      125. Основним реквізитом службового листа є текст, що, як правило, складається з двох частин. У першій частині зазначається причина, підстава або обґрунтування підготовки листа чи наводяться посилання на документи, що були підставою для його складення.
      Друга частина включає висновки, пропозиції, прохання, рішення тощо, які розміщуються з абзацу.

      126. Як правило, у листі порушується одне питання.

      Текст листа викладається від першої особи множини з використанням слів: "просимо повідомити..." "роз\'яснюємо, що..." або від третьої особи однини - "районна державна адміністрація інформує...", "управління вважає за доцільне".

      Якщо лист складено на бланку посадової особи, текст викладається від першої особи однини - "прошу...", "пропоную...".

      Службові листи підписуються відповідно до пункту 48 цієї Інструкції. Гербовою печаткою засвідчуються лише гарантійні листи.

      127. Службовий лист візує працівник, який створив документ, керівник структурного підрозділу райдержадміністрації, в якому його створено, у разі потреби (якщо в листі порушуються важливі та принципові питання) - керівники заінтересованих структурних підрозділів райдержадміністрації, а також заступник голови райдержадміністрації відповідно до функціональних обов\'язків (якщо лист повинен підписувати голова райдержадміністрації).

Документи до засідань колегіальних органів

      128. Підготовка та оформлення документів до засідання Колегії райдержадміністрації (далі - засідання Колегії) проводяться з метою здійснення повноважень, передбачених Положенням про Колегію райдержадміністрації.

      129. Засідання Колегії проводяться відповідно до затверджених планів їх роботи та у разі потреби.

      У плані роботи Засідання Колегії зазначаються питання, що повинні розглядатися, дата розгляду, прізвище, ініціали (ініціал імені) доповідача та найменування структурного підрозділу райдержадміністрації, який готує документи для розгляду питання на засіданні Колегії, строк подання документів.

      Проект плану роботи Колегії складається секретарем Колегії або іншою посадовою особою, яка відповідно до своїх повноважень забезпечує організацію роботи цього органу з урахуванням пропозицій структурних підрозділів райдержадміністрації.

      Керівники структурних підрозділів апарату райдержадміністрації завчасно подають в відділ організаційно-кадрової роботи апарату райдержадміністрації для включення до плану роботи Колегії перелік питань, які вони вважають за необхідне розглянути на засіданні з обґрунтуванням підстав внесення питання на розгляд Колегії.

      Затверджений головою райдержадміністрації план роботи доводиться до відома членів Колегії і керівників структурних підрозділів райдержадміністрації. Додаткові питання до затвердженого плану роботи Колегії можуть бути включені за рішенням голови. Секретар Колегії або інша посадова особа, яка відповідно до своїх повноважень забезпечує організацію роботи такого органу, інформує всіх членів Колегії та відповідальних виконавців про внесені до плану зміни.

      130. Документи з питань, що вносяться на розгляд Колегії, повинні подаватися не пізніше ніж за п\'ять днів до засідання, а у разі проведення позачергового засідання - не пізніше ніж за один день. Зазначені документи містять:

            доповідну записку, адресовану Колегії (у разі потреби), в якій ґрунтовно викладені питання з висновками і пропозиціями;

            проект рішення Колегії (проект розпорядження або доручення), завізований заступниками голови та керівником апарату  райдержадміністрації, керівниками заінтересованих структурних підрозділів райдержадміністрації, та документи до нього (аналітичні довідки, таблиці, діаграми тощо), завізовані їх керівниками;

            список осіб, які запрошуються та тих, хто відповідає та виступає на засіданні Колегії;

            інші документи, необхідні для розгляду питань.

      131. Документи, підготовлені для розгляду на засіданні Колегії, а також один примірник їх копій зберігаються у секретаря Колегії або в організаційному відділі апарату райдержадміністрації.
      132. У разі проведення закритого засідання Колегії (закритого обговорення окремих питань) підготовка документів здійснюється з дотриманням порядку роботи з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом.

      133. За своєчасну та належну підготовку документів для проведення засідань Колегії відповідають керівники заінтересованих структурних підрозділів райдержадміністрації.

      134. Секретар Колегії або інша посадова особа, яка відповідно до своїх повноважень забезпечує організацію роботи такого органу, здійснює контроль за своєчасним поданням документів на розгляд та перевіряє їх на наявність у повному обсязі та правильність оформлення.

      Документи, подані з порушенням установленого порядку і строків, до розгляду не приймаються.

      135. Протокол кожного засідання Колегії складається з урахуванням вимог, зазначених у пунктах 103-118 цієї Інструкції.

      136. Рішення Колегії райдержадміністрації реалізуються шляхом видання розпоряджень або доручень голови райдержадміністрації, якими вони вводяться в дію. У разі потреби виконавцям та установам можуть надсилатися копії протоколів засідань Колегії райдержадміністрації.

Документи про службові відрядження

      137. Службові відрядження працівників передбачаються у плані роботи райдержадміністрації.

      У разі виникнення потреби у направленні працівника у відрядження, не передбачене планом роботи райдержадміністрації, керівником структурного підрозділу, в якому працює працівник, готується доповідна записка на ім\'я голови райдержадміністрації або його заступника та керівника апарату, в якій зазначається про те, куди, на який строк, з якою метою відряджається працівник.

      Доповідна записка разом з проектом розпорядження (накази) про відрядження, підготовленим відповідно до абзацу другого пункту 81, 103 цієї Інструкції, передається голові райдержадміністрації (керівникові апарату), як правило, не пізніше ніж за три доби до початку відрядження.

      Для реєстрації відряджень ведеться журнал (додаток 8).

      138. Після повернення з відрядження працівник відповідно до порядку, визначеного головою райдержадміністрації, готує у триденний строк письмовий звіт або повідомляє керівникові структурного підрозділу райдержадміністрації про результати виконання завдання, а також подає звіт про використання коштів у строки, визначені законодавством.

      Звіт про відрядження (виконання завдання) затверджується керівником структурного підрозділу райдержадміністрації, звіт про використання коштів, наданих на відрядження, візується зазначеним керівником, після чого передається до відділу фінансово-господарського забезпечення райдержадміністрації.

III. Організація документообігу та виконання документів

Вимоги щодо раціоналізації документообігу

      139. Документообіг райдержадміністрації - це проходження документів в установі з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення.

      Документи незалежно від способу фіксації та відтворення інформації проходять і опрацьовуються в райдержадміністрації на єдиних організаційних та правових засадах організації документообігу.

      140. Ефективна організація документообігу передбачає:

                  проходження документів в райдержадміністрації найкоротшим шляхом;

                  скорочення кількості інстанцій, до яких повинні надходити документи (наприклад, під час погодження);

                  одноразовість операцій з опрацювання документів, уникнення дублювання під час роботи з ними;
                  централізацію, зосередження здійснення однотипних операцій з документами в одному місці;

                  раціональне розташування в райдержадміністрації та її структурних підрозділах робочих місць.

      141. Порядок документообігу регламентується Інструкцією, Регламентом роботи райдержадміністрації, положеннями про структурні підрозділи, посадовими інструкціями.

      142. Особливості організації електронного документообігу визначаються Інструкцією з урахуванням вимог нормативно-правових актів у цій сфері, що мають вищу юридичну силу, а також характеристик технічних і програмних засобів, що функціонують в райдержадміністрації.

Облік обсягу документообігу

      143. Обсяг документообігу райдержадміністрації - це сумарна кількість отриманих (вхідних) і створених в ній (внутрішніх, вихідних) документів за певний період (квартал, рік).

      144. Підрахунок кількості документів здійснюється за реєстраційними формами в місцях їх реєстрації.

      За одиницю обліку береться документ. Облік документів може здійснюватися як райдержадміністрацією в цілому, так і за кожним структурним підрозділом, за групою документів.

      Окремо підраховуються звернення громадян, запити на інформацію.

      Результати обліку документів узагальнюються загальним відділом апарату райдержадміністрації і подаються керівництву райдержадміністрації для вжиття заходів для удосконалення роботи з документами.

      145. Підсумкові дані обліку обсягу документообігу подаються в табличній формі  (додаток 9).

Приймання та первинне опрацювання
документів, що надходять до райдержадміністрації

      146. Доставка документів до райдержадміністрації здійснюється, як правило, з використанням засобів поштового зв\'язку і електрозв\'язку, а також кур\'єрською та фельд\'єгерською службою.

      Поштою та через кур\'єрську службу доставляється письмова кореспонденція, поштові картки, бандеролі, дрібні пакети, а також періодичні друковані видання.

      Фельд\'єгерською службою доставляється спеціальна кореспонденція.

      Каналами електрозв\'язку доставляються: телеграми, факсограми, телефонограми, електронні документи із застосуванням електронного цифрового підпису та документи в електронній формі без електронного цифрового підпису (у сканованій формі).

      147. Усі документи, що надходять до райдержадміністрації, приймаються централізовано в загальному відділі апарату райдержадміністрації.

      Рекомендована, спеціальна та кореспонденція з оголошеною цінністю приймається під розписку в журналі, реєстрі або повідомленні про вручення.

      У разі надходження кореспонденції з відміткою "Терміново" фіксується не лише дата, а й години та хвилини доставки.

      У разі пошкодження конверта робиться відповідна відмітка у поштовому реєстрі.

      Документи, що надійшли у неробочий час, приймаються черговим працівником райдержадміністрації.

      148. У загальному відділі апарату райдержадміністрації розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис "особисто".

      149. Конверти зберігаються і додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам, зазначеним на конверті, а також адресні ярлики рекомендованих конвертів і пакетів.

      У разі виявлення відсутності додатків, зазначених у документі, або окремих аркушів, а також помилок в оформленні документа, що унеможливлює його виконання (відсутність підпису, відбитку печатки, грифу затвердження тощо) документ не реєструється і відправникові надсилається письмовий запит або йому повідомляється про це телефоном. При цьому на документі робиться відповідна відмітка із зазначенням дати запиту (розмови телефоном), посади та прізвища особи, якій зроблено запит, підпису, ініціалів (ініціалу імені) та прізвища особи, що здійснила запит.

      У разі відсутності або нецілісності вкладень, пошкодження конверта, упакування, що призвело до неможливості прочитання тексту документа, складається акт у двох примірниках. Один примірник акта надсилається відправникові, інший - зберігається в загальному відділі апарату райдержадміністрації.

      150. Надіслані не за адресою документи повертаються відправникові без їх розгляду.

      151. Факт і дата надходження документа до установи обов\'язково фіксуються за правилами, зазначеними в пункті 78 цієї Інструкції.

      152. Електронні носії інформації обов\'язково передаються до райдержадміністрації із супровідним листом. Під час приймання таких документів опрацьовується тільки супровідний лист.

      153. У разі надходження документів, надісланих телефаксом, перевіряється загальна кількість аркушів та відповідність їх тій кількості, що зазначена на першому аркуші, а також належна якість друку.       У разі одержання факсимільного повідомлення не в повному обсязі або за наявності тексту неналежної якості документ не реєструється і про це обов\'язково інформують відправника.

Попередній розгляд документів

      154. Документи, адресовані керівникам райдержадміністрації, а також такі, в яких не зазначено конкретну посадову особу або структурний підрозділ як адресат, підлягають попередньому розгляду в загальному відділі апарату райдержадміністрації.

      155. Метою попереднього розгляду документів є виокремлення таких, що потребують обов\'язкового розгляду головою райдержадміністрації, його заступниками або структурними підрозділами.

      Обов\'язковому розгляду головою райдержадміністрації підлягають акти органів державної влади, органів влади та доручення вищих посадових осіб, запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, крім того, кореспонденція, що надходить від установ вищого рівня; рішення органів місцевого самоврядування, а також найважливіші документи, які містять інформацію з основних питань діяльності райдержадміністрації і потребують вирішення безпосередньо головою райдержадміністрації.

      Інші документи передаються заступникам голови райдержадміністрації, керівнику апарату райдержадміністрації або структурним підрозділам (виконавцям) відповідно до їх функціональних обов\'язків.

      156. Попередній розгляд документів повинен здійснюватись у день надходження або в перший наступний робочий день у разі надходження їх після закінчення робочого дня, у вихідні та святкові неробочі дні. Доручення установ вищого рівня, телеграми, телефонограми розглядаються негайно.

      157. Під час попереднього розгляду документів враховуються повноваження суб\'єктів розгляду кореспонденції, передбачені у Положенні про апарат райдержадміністрації та у положеннях про структурні підрозділи, розпорядчих документах про розподіл обов\'язків між головою райдержадміністрації та його заступниками, посадових інструкціях, а також класифікатор питань діяльності райдержадміністрації, номенклатура справ, схеми проходження документів.

      158. На стадії попереднього розгляду здійснюється відбір документів, що не підлягають реєстрації загальним відділом апарату райдержадміністрації (додаток 10), а також таких, що передаються для реєстрації структурним підрозділам.

Реєстрація документів

      159. Реєстрація документів полягає у веденні запису облікових даних про документ за встановленою реєстраційною формою, яким фіксується факт створення, відправлення або одержання документа шляхом проставлення на ньому реєстраційного індексу з подальшим записом у зазначених формах необхідних відомостей про документ.
      Реєстрація документів провадиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації.

      Реєструються документи незалежно від способу їх доставки, передачі чи створення.

      160. Реєстрація актів органів державної влади та доручень вищих посадових осіб, запитів, звернень, а також кореспонденції Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, документів, що надійшли на розгляд голови райдержадміністрації та його заступників, керівника апарату райдержадміністрації, розпорядчих документів, листів за підписом голови та його заступників, протоколів і рішень Колегії проводиться централізовано загальним відділом апарату райдержадміністрації.

      Інші документи, що стосуються напрямів діяльності структурних підрозділів райдержадміністрації, можуть реєструватися в цих структурних підрозділах.

      Реєстрація окремих груп документів: розпорядження (накази) з кадрових питань (особового складу) здійснюється у відділі організаційно-кадрової роботи апарату райдержадміністрації; договори, звіти, прейскуранти тощо – в загальному відділі апарату райдержадміністрації.

      Реєстрації підлягають також документи, створені в райдержадміністрації (довідки, доповідні записки, службові записки тощо).

      161. Документи реєструються лише один раз: вхідні - у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані - у день підписання або затвердження.

      У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу до іншого новий реєстраційний індекс на документі не проставляється.

      162. Документи реєструються за групами залежно від назви виду, автора і змісту документів. Наприклад, окремо реєструються:

            акти органів державної влади та доручення вищих посадових осіб, запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, що надійшли до райдержадміністрації;

            розпорядження з основних питань діяльності та з адміністративно-господарських питань райдержадміністрації;

            розпорядження з кадрових питань (особового складу) (відповідно до їх видів та строків зберігання);

            накази;

            рішення Колегії;

            акти ревізій фінансово-господарської діяльності;

            бухгалтерські документи;

            заявки на матеріально-технічне постачання;

            службові листи;

            звернення громадян;

            запити на інформацію.

      163. Під час реєстрації документу надається умовне позначення - реєстраційний індекс, який оформлюється відповідно до пункту 31 цієї Інструкції.

      164. В райдержадміністрації сформовано банк реєстраційних даних в електронному вигляді та центральний банк реєстраційних даних. За допомогою автоматизованих реєстраційних банків даних працівники забезпечуються інформацією про всі документи і місце їх розташування.

      165. Реєстрація всіх категорій документів (вхідних, вихідних, внутрішніх) оформлюється реєстраційно-контрольною карткою (електронний документ) (додаток 13) із зазначенням обов\'язкових реквізитів (додаток 14).

Організація передачі документів та їх виконання

      166. Для забезпечення ритмічності роботи та своєчасного виконання документів загальний відділ апарату облдержадміністрації розробляє графіки передачі кореспонденції керівництву райдержадміністрації і структурним підрозділам.

      167. Зареєстровані документи передаються на розгляд керівництва райдержадміністрації в день їх надходження або наступного робочого дня у разі надходження документів у неробочий час. Телеграми, телефонограми та інші термінові документи передаються негайно.

      Відразу після реєстрації голові райдержадміністрації у теці з грифом "Невідкладно" передаються акти органів державної влади та доручення вищих посадових осіб, запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, кореспонденція, що надходить від установ вищого рівня.

      168. Документи, розглянуті керівництвом райдержадміністрації, повертаються з відповідною резолюцією загальному відділу апарату райдержадміністрації, який здійснює передачу документів на виконання.

      169. Документ, виконавцями якого є кілька структурних підрозділів, може бути переданий виконавцям у порядку визначення їх у резолюції або одночасно у вигляді копій з передачею оригіналу головному виконавцю, визначеному в резолюції першим. У разі впровадження електронного документообігу співвиконавці отримують документ в електронній формі.

      170. Факт передачі документів виконавцям фіксується шляхом проставлення відповідної відмітки в реєстраційній формі із зазначенням інформації про виконавців, яким передано оригінал документа та його копії.

      171. Передача документа з одного структурного підрозділу до іншого в обов\'язковому порядку здійснюється через загальний відділ апарату райдержадміністрації, в якій було зареєстровано документ. Документи, виконання яких перебуває на контролі, передаються до інших структурних підрозділів або іншим виконавцям тільки з повідомленням про це сектору контролю апарату райдержадміністрації.

      172. Передача документів у межах структурного підрозділу здійснюється через особу, відповідальну за діловодство в структурному підрозділі апарату райдержадміністрації.

      173. Облік документів, що передаються з одного структурного підрозділу до іншого, здійснюється шляхом проставлення відповідних відміток у реєстраційних формах, які веде загальний відділ апарату райдержадміністрації.

      174. Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі, резолюції голови райдержадміністрації, та працівники, яким безпосередньо доручено виконання.

      Головний виконавець організовує роботу співвиконавців, зокрема визначає строки подання ними пропозицій, порядок погодження і підготовки проекту документа.

      Співвиконавці відповідають за підготовку на належному рівні та своєчасне подання головному виконавцю пропозицій. У разі несвоєчасного подання пропозицій співвиконавцями головний виконавець інформує про це керівника, який надав доручення.

      175. Виконання документа передбачає збирання та опрацювання необхідної інформації, підготовку проекту відповіді на документ чи нового документа, його оформлення, узгодження, подання для підписання (затвердження) голові райдержадміністрації, а у деяких випадках - керівникові структурного підрозділу, а також у разі потреби - підготовку для пересилання адресату.

      176. Перед поданням проекту документа на підпис відповідному керівникові працівник, який підготував документ, зобов\'язаний перевірити правильність його складення та оформлення, посилання на нормативно-правові акти, уточнити цифрові дані, наявність необхідних віз і додатків.

      Документ подається на підпис разом з документами, на підставі яких його було складено.

      177. Якщо документ надсилається до кількох установ після його реєстрації виконавець організовує виготовлення необхідної кількості примірників.

      178. Працівник, відповідальний за виконання документа, у разі відпустки, відрядження, звільнення зобов\'язаний передати іншому працівникові за погодженням із своїм безпосереднім керівником усі невиконані документи та поінформувати відділ контролю апарату райдержадміністрації про передачу документів, виконання яких перебуває на контролі, іншому виконавцеві.

Організація контролю за виконанням документів

      179. Контроль за виконанням документів здійснюється з метою забезпечення своєчасного та належного їх виконання.

      180. Контроль здійснюється за виконанням усіх зареєстрованих документів, у яких встановлено завдання, а також виконання яких підлягає обов\'язковому контролю, за переліком документів, затвердженим головою райдержадміністрації.

      Обов\'язково контролюється виконання завдань, передбачених в актах органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та дорученнях вищих посадових осіб, надання відповідей на запити, звернення, а також кореспонденцію Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, розпорядження та доручення голів облдержадміністрації та райдержадміністрації, рішення Колегії облдержадміністрації та райдержадміністрації, запити на інформацію.

      Організацію контролю за виконанням завдань, визначених в актах органів державної влади та дорученнях вищих посадових осіб здійснює перший заступник або заступники голови райдержадміністрації, керівник апарату райдержадміністрації відповідно до розподілу функціональних обов\'язків.

      181. Безпосередній контроль за виконанням документів покладається на сектор контролю апарату райдержадміністрації.

      У структурних підрозділах райдержадміністрації безпосередній контроль за виконанням документів здійснює особа, відповідальна за здійснення контролю.

      182. Строк виконання документа може встановлюватися у нормативно-правовому акті, розпорядчому документі або резолюції голови райдержадміністрації.

      Строки виконання внутрішніх документів обчислюються в календарних днях починаючи з дати підписання (реєстрації), а вхідних - з дати надходження (реєстрації).

      Якщо останній день строку виконання документа припадає на неробочий день, останнім днем строку виконання документа вважається перший день після неробочого дня.

      183. Строки можуть бути типовими або індивідуальними.

      Типові строки виконання документів установлюються законодавством. Строки виконання основних документів наводяться у додатку 15.

      Індивідуальні строки встановлюються керівництвом райдержадміністрації. Кінцевий строк виконання зазначається у тексті документа або резолюції.

      184. Документи, в яких не зазначено строк виконання, повинні бути виконані не пізніше ніж за 30 календарних днів з моменту реєстрації документа в установі, до якої надійшов документ.

      185. Якщо завдання потребує термінового виконання, обов\'язково зазначається конкретний кінцевий строк виконання.

      186. Співвиконавці зобов\'язані подавати пропозиції головному виконавцю протягом першої половини строку, відведеного для виконання доручення, завдання.

      187. Індивідуальний строк виконання документа може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а у разі її відсутності - посадової особи, яка її заміщає.

      У разі потреби строк виконання документа може бути продовжено за обґрунтованим проханням виконавця, яке подається не пізніше ніж за три робочих дні до закінчення встановленого строку, а щодо документа, в якому не зазначено строк, - до закінчення тридцятиденного строку від дати його реєстрації.

      188. Пропозиція щодо продовження строку виконання завдань, визначених у постановах Верховної Ради України та актах Президента України, що надіслані Кабінетом Міністрів України, подається Секретаріату Кабінету Міністрів України відповідальною за виконання установою разом з проектом листа, адресованого відповідно керівникові Апарату Верховної Ради України чи Главі Адміністрації Президента України, за 7 днів до закінчення встановленого строку.

      189. У разі зміни строків виконання проставляються новий строк, дата і підпис. Відповідні зміни вносяться до реєстраційно-контрольної картки або банку реєстраційних даних.

      190. Взяття документа на контроль здійснюється на підставі резолюції голови райдержадміністрації, його заступників та керівника апарату райдержадміністрації.

      191. Контроль за виконанням документів включає взяття документів на контроль, визначення форм і методів контролю, перевірку ходу своєчасного доведення документів до виконавців, контроль за станом виконання, зняття документів з контролю, направлення виконаного документа до справи, облік, узагальнення та аналіз результатів виконання документів, інформування керівництва райдержадміністрації про хід та результати їх виконання.

      192. Контроль за виконанням документів здійснюється за допомогою реєстраційно-контрольної картки та автоматизованої інформаційної системи (бази даних).

      193. Реєстраційно-контрольні картки документів, що перебувають на контролі, групуються в картотеці за строками виконання документів виконавцями або кореспондентами, групами документів (розпорядження та доручення голови облдержадміністрації, накази керівника, доручення вищих органів влади, рішення Колегії тощо).

      194. На один контрольований документ може бути заведено кілька реєстраційно-контрольних карток, кількість яких визначається залежно від кількості виконавців або строків виконання окремих завдань, зазначених у документі.

      У разі коли визначено кілька виконавців, але відповідальність покладається на одного з них, реєстраційно-контрольна картка складається тільки на відповідального виконавця.

      195. Дані про хід виконання документа, одержані шляхом запиту по телефону або під час перевірки роботи структурного підрозділу - виконавця, вносяться до реєстраційно-контрольної картки у графу "Контрольні відмітки". При цьому попередні записи не закреслюються.

      196. Автоматизований контроль  за виконанням документів здійснюється за допомогою спеціальних комп’ютерних програм або є складовою системи автоматизації діловодства чи системи електронного документообігу.

      197. Автоматизований контроль за виконанням документів включає пошук необхідної інформації, який здійснюється з урахуванням вихідних, вхідних реєстраційних індексів, видів документів, дати, номера документа, виконавця, кореспондента, строку виконання, змісту тощо.

      198. Перевірка ходу виконання документів проводиться на всіх етапах проходження документа до закінчення строку його виконання (попереджувальний контроль за допомогою нагадувань) у такому порядку:

            завдань на наступний рік - не рідше одного разу на рік;
            завдань на наступні місяці поточного року - не рідше одного разу на місяць;
            завдань на поточний місяць - кожні десять днів і за п\'ять днів до закінчення строку або за запитами.

      199. Після виконання документ знімається з контролю. Документи вважаються виконаними і знімаються з контролю після виконання завдань, запитів, повідомлення про результати заінтересованим установам і особам або іншого підтвердження виконання.

      Зняти документ з контролю може тільки голова райдержадміністрації, його заступники та керівник апарату райдержадміністрації, які встановили контрольний строк у резолюції, або за їх дорученням сектор контролю апарату райдержадміністрації.

      Дані про виконання документа і зняття його з контролю вносяться до реєстраційно-контрольної картки.

      200. Днем виконання завдань, визначених в актах органів державної влади і дорученнях вищих посадових осіб, та виконання запитів, звернень, а також кореспонденції Верховної Ради України, розпоряджень та доручень голови облдержадміністрації, доручень заступників голови облдержадміністрації, розпоряджень та доручень голови райдержадміністрації вважається день реєстрації в установі вихідних документів про виконання завдань.

      201. Інформація про результати виконання взятих на контроль документів узагальнюється сектором контролю станом на перше число кожного місяця і подається керівництву райдержадміністрації у вигляді зведень про виконання документів (додаток 16).

      Автоматизований контроль за виконанням документів передбачає автоматичне формування відомостей про їх виконання.

Інформаційно-довідкова робота з документами

      202. Інформаційно-довідкова робота з документами полягає в пошуку необхідних документів з використанням реєстраційно-контрольних карток або автоматизованих банків реєстраційних даних.

      203. У системі електронного документообігу пошук конкретного документа здійснюється за реквізитами (заголовок, назва виду документа, дата прийняття, номер документа, автор документа тощо) або за контекстом (ключовим словом або фразою). Пошуковий запит може мати будь-яку комбінацію реквізитів.

Порядок опрацювання та надсилання вихідних документів

      204. Вихідні документи надсилаються адресатам з використанням засобів поштового зв\'язку, електрозв\'язку, а також доставляються кур\'єрською, фельд\'єгерською службою.

      205. Опрацювання документів для відправлення поштовим зв\'язком здійснюється загальним відділом апарату райдержадміністрації відповідно до Правил надання послуг поштового зв\'язку.

      206. З використанням засобів електрозв\'язку загальний відділ апарату райдержадміністрації здійснює передачу телеграм, факсограм, телефонограм, електронних документів із застосуванням електронного цифрового підпису та документів у сканованій формі без електронного цифрового підпису.

      207. У разі надсилання факсограм і документів у сканованій формі без електронного цифрового підпису необхідно надіслати також оригінал документа в паперовій формі.

      Види документів, інформація з яких передається каналами електрозв\'язку, а також необхідність і порядок посилання адресатові їх оригіналу в паперовій формі визначаються Інструкцією з урахуванням наявних в райдержадміністрації технічних і програмних засобів.

      208. Інформаційні, телекомунікаційні та інформаційно-телекомунікаційні системи повинні забезпечувати захист від несанкціонованих дій, які можуть призвести до випадкових або умисних змін чи знищення інформації.

      209. Вихідні документи опрацьовуються і надсилаються централізовано в день їх надходження від структурних підрозділів - виконавців або не пізніше наступного робочого дня.

      210. Не допускається надсилання або передача документів без їх реєстрації  в загальному відділі апарату райдержадміністрації.

      211. Під час приймання від виконавців вихідних документів працівники загального відділу апарату райдержадміністрації зобов\'язані перевірити:

            правильність оформлення документа (склад і розміщення в ньому всіх реквізитів);

            наявність і правильність зазначення адреси;

            наявність на документі відмітки про додатки;

            наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;

            наявність віз на відпуску - копії вихідного документа, що залишається у справах райдержадміністрації;

            наявність і повноту додатків;

            відповідність кількості примірників кількості адресатів.

      212. На оригіналах документів, які підлягають поверненню, на верхньому правому полі першої сторінки ставиться штамп "Підлягає поверненню".

      213. Документи, що надсилаються одночасно одному і тому ж адресатові, вкладаються в один конверт (упакування). На конверті проставляються реєстраційні індекси всіх документів, які містяться у конверті.

      214. Документи, що адресуються постійним кореспондентам, рекомендується відправляти у конвертах із зазначенням адреси одержувача та відправника, що виготовляються заздалегідь машинописним або друкарським способом.

      215. Документи, що доставляються фельд\'єгерською службою, передаються адресатам під розписку у відповідній книзі.

      216. Досилання або заміна розісланого раніше документа здійснюється за вказівкою посадової особи, яка підписала документ, або начальника загального відділу апарату райдержадміністрації.

      217. Структурні підрозділи та окремі виконавці зобов\'язані передавати вихідні документи та інші поштові відправлення до загального відділу апарату райдержадміністрації в установлені години.

IV. Систематизація та зберігання документів у діловодстві

Складення номенклатури справ

      218. Номенклатура справ - це обов\'язковий для райдержадміністрації систематизований перелік назв (заголовків) справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ.

      219. Номенклатура справ призначена для встановлення в райдержадміністрації та її структурних підрозділах єдиного порядку формування справ, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за їх змістом і видом, визначення строків зберігання справ і є основою для складення описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.

      220. В апараті райдержадміністрації складаються номенклатури справ структурних підрозділів апарату (додаток 17) і зведена номенклатура справ апарату райдержадміністрації (додаток 18).

      Номенклатура справ структурного підрозділу апарату розробляється не пізніше 15 листопада поточного року посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, на підставі документів з усіх питань його діяльності із залученням фахівців, які працюють в підрозділі.

      Зведена номенклатура справ складається загальним відділом апарату райдержадміністрації на основі номенклатур справ структурних підрозділів.

      Методична допомога у складенні номенклатур справ надається  керівником архівного підрозділу, відповідальною за архів райдержадміністрації.

      221. Зведена номенклатура справ апарату райдержадміністрації схвалюється комісією райдержадміністрації з проведення експертизи цінності документів (далі - експертна комісія) та погоджується експертно-перевірною комісією Державного архіву Львівської області один раз на п\'ять років або невідкладно у разі зміни структури апарату райдержадміністрації, після чого затверджується - керівником апарату райдержадміністрації.

      222. Зведена номенклатура справ апарату райдержадміністрації складається у чотирьох примірниках, на кожному з яких повинен бути заповнений гриф погодження з Державним архівом Львівської області. Перший (недоторканний) примірник зведеної номенклатури справ зберігається в загальному відділі апарату райдержадміністрації, другий використовується загальним відділом як робочий, третій –  передається особі, відповідальній за архів в райдержадміністрації, для здійснення контролю за формуванням справ у структурних підрозділах райдержадміністрації, четвертий -  передається до архівного підрозділу  Буської райдержадміністрації.

      Структурні підрозділи апарату райдержадміністрації отримують витяги з відповідних розділів затвердженої зведеної номенклатури справ для використання у роботі.

      223. Зведена номенклатура справ апарату райдержадміністрації щороку (не пізніше грудня) уточнюється та вводиться в дію з 1 січня наступного календарного року.

      224. До номенклатури справ включаються назви справ, що формуються та відображають усі ділянки роботи, яка документується в апараті райдержадміністрації, зокрема справи постійних та тимчасово діючих рад, комісій тощо. До номенклатури справ вносяться також назви справ, що ведуться лише в електронній формі.

      225. Графи номенклатури справ заповнюються таким чином.

      У графі 1 проставляється індекс кожної справи. Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу апарату  райдержадміністрації (за штатним розписом або класифікатором структурних підрозділів) та порядкового номера справи в межах підрозділу. Наприклад:    06-12, де 06 - індекс самостійного відділу, 12 - порядковий номер справи, або 04.1-07, де 04.1 - індекс відділу у складі управління, 07 - порядковий номер справи.

      За наявності у справі томів (частин) індекс ставиться на кожному томі, наприклад: т. 1, т. 2 тощо.

      У графу 2 включаються заголовки справ (томів, частин).

      Заголовок справи повинен чітко у стислій узагальненій формі відображати склад і зміст документів справи.

      Не дозволяється вживання в заголовках справ неконкретних формулювань ("різні матеріали", "загальне листування", "вхідна кореспонденція", "вихідна кореспонденція" тощо), а також вставних слів і складних синтаксичних зворотів.

      Під час формулювання заголовків справ враховуються такі ознаки формування справ, як номінальна, авторська, кореспондентська, предметно-питальна, хронологічна, географічна.
Документи формуються у справи на основі окремої ознаки або сполучення ознак.

      Заголовок справи складається з елементів, що розміщуються у такій послідовності:
            назва виду справи (листування, журнал, книга тощо) чи виду документів у справі (накази, протоколи, акти тощо);
            автор документів (найменування райдержадміністрації, структурного підрозділу);
            кореспондент або адресат (найменування установи, до якої адресовані або від якої надійшли документи);
            короткий зміст документів справи (питання, з якого формується справа); назва регіону (території), з якою пов\'язаний зміст документа; дата (період), до якої належать документи справи; вказівки на наявність копій документів у справі (у разі потреби).

      У заголовках особових (персональних) та інших справ, що містять документи з одного питання, пов\'язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін "справа", наприклад: "Особова справа", "Персональна справа".

      У заголовках справ, що містять документи з одного питання, не пов\'язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін "документи", а після нього в дужках зазначаються основні види документів справи, наприклад: "Документи (плани, анкети, довідки) про проведення огляду стану діловодства та архівної справи у структурних підрозділах райдержадміністрації".

      Термін "документи" вживається також у заголовках справ, що містять документи-додатки до будь-якого нормативно-правового акта або розпорядчого документа райдержадміністрації.

      У заголовках справ, призначених для групування документів одного виду, зазначається вид документа у множині та автор документів, наприклад: "Протоколи засідань Колегії районної державної адміністрації".

      У заголовках справ, що містять листування, зазначаються кореспондент і короткий зміст документів, наприклад: "Листування з Міністерством фінансів України про затвердження і зміну штатного розпису".

      У заголовках справ, що містять листування з кореспондентами, однорідними за характером діяльності, такі кореспонденти не перелічуються, а зазначається їх узагальнене найменування, наприклад: "Листування з органами місцевого самоврядування з питань забезпечення соціального захисту населення".

      У заголовках справ, що містять листування з різними кореспондентами, такі кореспонденти не зазначаються, наприклад:
      "Листування про організацію семінару з підвищення кваліфікації працівників кадрових служб".

      У заголовках справ, що містять планово-звітну документацію, зазначається період (місяць, квартал, півріччя, рік), в якому планується створення документів, або період їх фактичного виконання, наприклад:

            1. План основних організаційних заходів райдержадміністрації на 2012 рік;
            2. Звіт про використання бюджетних коштів райдержадміністрацією за 2011 рік.

      Якщо справа складається з кількох томів або частин, формулюється загальний заголовок справи, а потім у разі потреби - заголовок кожної справи.

      Під час розміщення заголовків справ у номенклатурі враховується важливість документів, включених до справи, їх взаємозв\'язок. На початку розміщуються заголовки справ щодо документів, які надійшли від органів вищого рівня, далі - щодо організаційно-розпорядчої документації, планово-звітної документації, листування, обліково-довідкових видів документів. У кожній з цих груп документи також розміщуються з урахуванням важливості та строків зберігання.

      Графа 3 номенклатури заповнюється наприкінці календарного року.

      У графі 4 номенклатури зазначаються строки зберігання справ, номери статей за переліком документів із строками зберігання.

      У графі 5 "Відмітка" робляться позначки про перехідні справи;
      про справи, що ведуться в електронній формі; про посадових осіб, відповідальних за формування справ; про передачу справ до архіву райдержадміністрації для їх продовження тощо.

      226. Наприкінці року номенклатура справ закривається з підсумковим записом про їх кількість.

Формування справ

      227. Формування справ - це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.

      228. Справи формуються в рай держадміністрації, як правило, децентралізовано, тобто в структурних підрозділах.

      229. Під час формування справ слід дотримуватися таких загальних правил: вміщувати у справи тільки виконані документи відповідно до заголовків справ в номенклатурі; групувати у справи документи, виконані протягом одного календарного року, за винятком перехідних справ (ведуться протягом кількох років), особових справ; вміщувати у справи лише оригінали або у разі їх відсутності засвідчені в установленому порядку копії документів; не допускати включення до справ чорнових, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню; окремо групувати у справи документи постійного і тимчасового зберігання; за обсягом справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30-40 міліметрів завтовшки).

      230. Документи групуються у справи в хронологічному та/або логічному порядку.

      231. Положення, правила, інструкції тощо, затверджені розпорядчими документами, групуються разом із зазначеними документами.

      232. Розпорядження (накази) з питань основної діяльності райдержадміністрації та з адміністративно-господарських питань, з кадрових питань (особового складу) групуються у різні справи. Розпорядження (накази) з кадрових питань (особового складу) групуються відповідно до їх видів та строків зберігання.

      233. Документи засідань Колегії райдержадміністрації групуються у дві справи:
            протоколи і документи до них (доповіді, довідки, проекти рішень тощо);
            документи з організації засідань (порядок денний, макет розміщення, список запрошених тощо).

      234. Протоколи засідань Колегії райдержадміністрації групуються у справи в хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань зазначених органів систематизуються за датами та номерами протоколів, а в межах групи документів, що стосуються одного протоколу, - за порядком денним засідання.

      235. Доручення установ вищого рівня і документи, пов\'язані з їх виконанням, групуються у справи за напрямами діяльності установи або за авторами ініціативних документів. Документи у невеликій кількості групуються в одну справу. У справі документи систематизуються за датами доручень.

      236. Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справи окремо від проектів цих документів.

      237. Листування групується за змістом та кореспондентською ознакою і систематизується в хронологічному порядку: документ – відповідь розміщується за документом – запитом.

      238. Особові справи державних службовців формуються відповідно до Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25 травня 1998 р. № 731 (Офіційний вісник України, 1998 р., № 21, ст. 764).

      239. Розрахунково-платіжні відомості (особові рахунки) працівників райдержадміністрації систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному порядку, а відомості на виплату з грошей (відомості нарахування заробітної плати) повинні бути сформовані щомісяця за рік.

      240. Методичне керівництво і контроль за формуванням справ в райдержадміністрації та її структурних підрозділах здійснюється загальним відділом та архівним підрозділом райдержадміністрації.

Зберігання документів в  райдержадміністрації

      241. Документи з часу створення (надходження) і до передачі в Архівний підрозділ районної державної адміністрації  зберігаються за місцем їх формування.
      Керівники структурних підрозділів райдержадміністрації і працівники, відповідальні за організацію діловодства в цих підрозділах, зобов\'язані забезпечити зберігання документів і справ.

      242. У робочих кімнатах справи повинні зберігатися у вертикальному положенні в шафах, що закриваються. Для підвищення оперативності розшуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.

      243. У разі запису Колегії на цифрові носії інформації з фонограмами засідань Колегії райдержадміністрації зберігаються у його Секретаря. На носії та коробці робиться відмітка про дату засідання і час запису. Секретар Колегії відповідає за їх зберігання.

      244. Видача справ у тимчасове користування працівникам структурних підрозділів райдержадміністрації здійснюється з дозволу керівника структурного підрозділу, в якому було сформовано справу, іншим установам - з письмового дозволу голови райдержадміністрації. На видану справу складається картка - замінник. У картці зазначаються найменування структурного підрозділу, індекс справи, заголовок справи, дата її видачі, особа, якій справу видано, дата її повернення, підписи осіб, які видали та прийняли справу.

      245. Надання справ у тимчасове користування здійснюється не більш як на один місяць.

      246. Вилучення документів із справи постійного зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення документів допускається з дозволу голови райдержадміністрації з обов\'язковим залишенням у справі засвідчених належним чином копій.

V. Порядок підготовки справ до передачі для архівного зберігання

Експертиза цінності документів

      247. Проведення експертизи цінності документів полягає у всебічному їх вивченні з метою внесення до Національного архівного фонду або вилучення з нього та встановлення строків зберігання документів, що не підлягають внесенню до Національного архівного фонду.

      248. Для організації та проведення експертизи цінності документів в райдержадміністрації (у разі потреби в структурних підрозділах) утворюються постійно діючі експертні комісії.

      249. Експертиза цінності документів проводиться щороку в структурних підрозділах райдержадміністрації безпосередньо особами, відповідальними за організацію діловодства в цих підрозділах, разом з експертною комісією під методичним керівництвом архівного підрозділу райдержадміністрації.

      250. Під час проведення експертизи цінності документів здійснюється відбір документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання для передачі до архівного підрозділу райдержадміністрації, вилучення для знищення документів і справ за минулі роки, строки зберігання яких закінчилися.

      Вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності забороняється.

      251. Відбір документів постійного зберігання здійснюється на підставі типових та відомчих (галузевих) переліків документів із строками зберігання, номенклатури справ райдержадміністрації шляхом перегляду кожного аркуша справи. Забороняється відбір документів для подальшого зберігання або знищення на підставі заголовків справ в описі або номенклатурі справ.

      252. За результатами експертизи цінності документів в райдержадміністрації складаються описи справ постійного, тривалого (понад 10
років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) та акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду (додаток 19).

      253. Зведені описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) та акт про вилучення для знищення документів, не віднесених до Національного архівного фонду, розглядаються експертною комісією райдержадміністрації одночасно. Такі акти разом з описами справ постійного зберігання та з кадрових питань (особового складу) подаються в установленому порядку на розгляд експертно-перевірної комісії Державного архіву Львівської області. Погоджені акти затверджуються   керівником апарату райдержадміністрації, після чого райдержадміністрація має право знищити документи.

      254. Акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, складається, як правило, на справи облдержадміністрації. Якщо в акті зазначено справи кількох структурних підрозділів, їх найменування зазначаються перед групою заголовків справ цього підрозділу.

Складення описів справ

      255. Опис справ - архівний довідник, призначений для обліку та розкриття змісту одиниць зберігання, одиниць обліку, закріплення їх систематизації у межах архівного фонду.

      256. Описи справ укладаються окремо на справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу).

      На справи тимчасового (до 10 років) зберігання описи не складаються. У разі ліквідації чи реорганізації райдержадміністрації такі описи складаються обов\'язково.

      257. Описи справ структурного підрозділу райдержадміністрації складаються щороку за встановленою формою (додаток 20) посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, за методичної допомоги архівного підрозділу райдержадміністрації.

      258. Номер опису справ структурного підрозділу  райдержадміністрації повинен складатися з цифрового позначення структурного підрозділу за номенклатурою справ з додаванням початкової літери назви категорії документів, що включаються до опису, та чотирьох цифр року, в якому розпочато справи, включені до опису.

      Наприклад, описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) структурного підрозділу    № 5, що обліковуються за номенклатурою справ і розпочаті у 2011 році, матимуть такі номери: 5 П - 2011; 5 Т - 2011; 5 ОС - 2011.

      259. Під час складання описів справ слід дотримуватися таких вимог: кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером (якщо справа має кілька томів або частин, кожний том або частина вносяться до опису під окремим номером); графи опису оформлюються відповідно до відомостей, зазначених на обкладинці (титульному аркуші) справи; у разі внесення до опису кількох справ підряд з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи, а всі інші однорідні справи позначаються словами "те саме", при цьому інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю); графа опису "Примітка" використовується для відміток про особливості фізичного стану справ, про передачу справ іншим структурним підрозділам райдержадміністрації або іншій установі, про наявність копій документів у справі.

      260. Описи справ ведуться протягом кількох років з використанням єдиної наскрізної нумерації. Справи кожного року становлять річний розділ опису.

      261. У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням кількості (цифрами і словами) справ, що обліковуються за описом, перший і останній номери справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (літерні та пропущені номери справ). У річний розділ опису справ вносяться також справи, не завершені протягом календарного року. У таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувались в діловодстві, зазначається: "Документи з цього питання див. також у розділі за ______ рік, № _____".

      262. Опис справ структурних підрозділів райдержадміністрації підписується укладачем із зазначенням його посади, погоджується з начальником загального відділу апарату райдержадміністрації і затверджується керівником структурного підрозділу. За наявності в структурному підрозділі експертної комісії опис до його затвердження розглядається та схвалюється експертною комісією.

      263. Описи справ структурних підрозділів райдержадміністрації складається у двох примірниках, один з яких передається разом із справами до архівного підрозділу райдержадміністрації, а інший залишається як контрольний примірник у структурному підрозділі.

      264. На основі описів справ структурних підрозділів архівний підрозділ  готує зведені описи справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу).

      265. Зведений опис справ постійного зберігання складається у чотирьох примірниках, які після схвалення експертною комісією райдержадміністрації в установленому порядку подаються для схвалення експертно-перевірною комісією Державного архіву Львівської області, після чого затверджуються керівником апарату  райдержадміністрації. Один примірник затвердженого опису подається архівному підрозділу райдержадміністрації.

      266. Зведені описи справ тривалого (понад 10 років) зберігання складаються у двох примірниках, схвалюються експертною комісією райдержадміністрації і затверджуються керівником апарату райдержадміністрації.

      267. Зведені описи справ з кадрових питань (особового складу) складаються у трьох примірниках, підписуються укладачем, схвалюються експертною комісією райдержадміністрації, погоджуються з експертно-перевірною комісією Державного архіву Львівської області, після чого затверджуються керівником апарату райдержадміністрації. Один примірник зведеного опису подається Державному архівному підрозділу  райдержадміністрації.

      268. Райдержадміністрація зобов\'язана описувати документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) через два роки після завершення справ у діловодстві, а також передавати документи постійного зберігання відповідно до затверджених описів справ до Архівного підрозділу районної державної адміністрації  в установлені законодавством строки.

Оформлення справ

      269. Оформлення справи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання передбачає нумерацію аркушів у справі, складення (у разі потреби) внутрішнього опису документів справи, наявність засвідчувального напису справи про кількість аркушів і про особливості фізичного стану та формування справи, підшивання або оправлення справи, оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.

      270. Документи тимчасового зберігання, сформовані у справи, не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться, за винятком первинної бухгалтерської документації.

      271. Справи з грифом "Для службового користування", особові та окремі групи справ постійного зберігання, назви яких не повністю розкривають зміст (справи, що містять постанови, розпорядження, накази, рішення тощо), повинні мати розміщений на початку справи внутрішній опис документів у справі. Необхідність складення внутрішнього опису документів деяких справ визначається Інструкцією.

      272. Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках справ постійного і тривалого зберігання вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, вносяться у разі потреби до заголовка справи додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, зазначаються види і форми звітності тощо).

      273. Дата на обкладинці справи повинна відповідати року початку і закінчення справи; у справі, що має документи за більш ранні роки, ніж рік утворення справи, під датою робиться напис: "є документи за ... роки".

      274. На обкладинках справ, що складаються з кількох томів (частин), проставляються дати першого і останнього документів кожного тому (частини). У разі зазначення точної календарної дати проставляється число, місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, місяць пишеться словом.

      275. На обкладинці справи проставляється номер справи за зведеним описом і за погодженням з архівним підрозділом райдержадміністрації - номер опису і фонду.

      276. У разі зміни найменування райдержадміністрації її структурних підрозділів  протягом періоду, який охоплюють документи справи, або під час передачі справи до іншої установи (структурного підрозділу) на обкладинці справи зазначається нове найменування установи (структурного підрозділу), а попереднє береться в дужки.

      277. Написи на обкладинках справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання робляться чітко чорним світлостійким чорнилом або пастою. Забороняється наклеювання титульного аркуша на обкладинку справи.

Передача справ до архіву

      278. Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) через два роки після завершення їх ведення передаються в архівне приміщення для зберігання документів в упорядкованому стані для подальшого зберігання та користування.

      Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання можуть передаватися до архівного підрозділу райдержадміністрації за рішенням керівника апарату райдержадміністрації.

      279. Передача справ до архівного підрозділу райдержадміністрації здійснюється за графіком, погодженим з керівниками структурних підрозділів і затвердженим керівником апарату райдержадміністрації.

      280. Приймання - передача кожної справи здійснюється особою відповідальною за архів в присутності працівника структурного підрозділу, який передає упорядковані та оформлені справи.

      281. Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання передаються до архівного підрозділу райдержадміністрації за описами.

      У кінці кожного примірника опису особа відповідальна за архів розписується у прийнятті справ з обов\'язковим зазначенням кількості (цифрами і словами) переданих справ і проставляє дату.
Один примірник опису повертається структурному підрозділу райдержадміністрації, всі інші залишаються в архівному підрозділі  райдержадміністрації.

      282. Справи, що передаються до архівного підрозділу райдержадміністрації, повинні бути зв\'язані належним чином.

      283. У разі ліквідації або реорганізації структурного підрозділу особа, відповідальна за організацію діловодства в підрозділі, в період проведення ліквідаційних заходів формує всі документи у справи, оформлює справи і передає їх до архівного підрозділу райдержадміністрації незалежно від строків зберігання. Передача справ здійснюється за описами справ і номенклатурою.
___________________

      ПОГОДЖЕНО                                                         СХВАЛЕНО
      Протокол Експертно-перевірної                         Протокол Експертної комісії
      Комісії Державного архіву                                   Буської райдержадміністрації
      Львівської області
      Від _____  2012 р.№_____                                  Від 29.03.2012 р. № 1


Додаток 1
до Інструкції
(пункт 17)

ВИМОГИ
до оформлення документів, що виготовляються
за допомогою друкувальних засобів

      1. Для друкування текстів службових документів використовується гарнітура Times New Roman, шрифт розміром 12-14 друкарських пунктів. Дозволяється використовувати шрифт розміром 8-12 друкарських пунктів для друкування реквізиту "Прізвище виконавця і номер його телефону", виносок, пояснювальних написів до окремих елементів тексту документа або його реквізитів тощо.
      Під час друкування заголовків дозволяється використовувати напівжирний шрифт (прямий або курсив).
      2. Текст документів на папері формату А4 (210 х 297 міліметрів) рекомендовано друкувати через 1-1,5 міжрядкового інтервалу, а формату А5 (148 х 210 міліметрів) - через 1 міжрядковий інтервал.
      Текст документа, що подається для державної реєстрації до Мін\'юсту, друкується на папері формату А4 (210 х 297 міліметрів) з використанням гарнітури Times New Roman та шрифту розміром 14 друкарських пунктів, через 1,5 міжрядкового інтервалу.
      Реквізити документа (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкуються через 1 міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів "Адресат", "Гриф затвердження", "Гриф погодження" відокремлюються один від одного через 1,5 міжрядкового інтервалу.
      Реквізити документа відокремлюються один від одного через 1,5-3 міжрядкових інтервали.
      3. Назва виду документа друкується великими літерами.
      4. Розшифрування підпису в реквізиті "Підпис" друкується на рівні останнього рядка назви посади.
      5. Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім реквізиту тексту) - 73 міліметри (28 друкованих знаків).
      Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), його дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.
      6. Під час оформлення документів слід дотримуватися таких відступів від межі лівого поля документа:
            12,5 міліметра - для абзаців у тексті;
            92 міліметри - для реквізиту "Адресат";
            104 міліметри - для реквізитів "Гриф затвердження" та "Гриф обмеження доступу до документа";
            125 міліметрів - для розшифрування підпису в реквізиті "Підпис".
      7. Не робиться відступ від межі лівого поля для реквізитів "Дата документа", "Заголовок до тексту документа", "Текст" (без абзаців), "Відмітка про наявність додатків", "Прізвище виконавця і номер його телефону", "Відмітка про виконання документа і надсилання його до справи", найменування посади у реквізитах "Підпис" та "Гриф погодження", засвідчувального напису "Згідно з оригіналом", а також слів "СЛУХАЛИ", "ВИСТУПИЛИ", "ВИРІШИЛИ", "УХВАЛИЛИ", "НАКАЗУЮ", "ЗОБОВ\'ЯЗУЮ".
      8. За наявності кількох грифів затвердження і погодження вони розміщуються на одному рівні вертикальними рядками. Перший гриф - від межі лівого поля; другий - через 104 міліметри від межі лівого поля.
      9. Якщо в тексті документа міститься посилання на додатки або на документ, що став підставою для його видання, слова "Додаток" і "Підстава" друкуються від межі лівого поля, а текст до них - через 1 міжрядковий інтервал.
      10. Під час оформлення документів на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані.
Номери сторінок ставляться посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без зазначення слова "сторінка" та розділових знаків. Перша сторінка не нумерується.
      11. Тексти документів постійного зберігання друкуються на одному боці аркуша. Документи із строком зберігання до 5 років можна друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша.


Додаток 2
до Інструкції
(пункт 19)

fdaf
УКРАЇНА
БУСЬКА РАЙОНННА ДЕРЖАВНА АДМІНІСТРАЦІЯ
ЛЬВІВСЬКОЇ ОБЛАСТІ

вул.Львівська, 2, м.Буськ, 80500, тел.(264) 2-18-02, факс (264)2-18-46, e-mail:buskrda@mail.ua
______________№ _______________     На № ___________ від   ______________

 

-                      адресат                ¬

 

     -     К       ¬-        Короткий зміст           ¬


Додаток 3
до Інструкції
(пункт 19)

fdaf
Україна
Д О Р У Ч Е Н Н Я
ГОЛОВИ РАЙОННОЇ ДЕРЖАВНОЇ АДМІНІСТРАЦІЇ
______________________                               Буськ                                     № _________________

 


Додаток 4
до Інструкції
(пункт 19)

fdaf
Україна
БУСЬКА РАЙОННА ДЕРЖАВНА АДМІНІСТРАЦІЯ
ЛЬВІВСЬКОЇ ОБЛАСТІ

Р О З П О Р Я Д Ж Е Н Н Я
_____________________                                Буськ                                    № _________________

 


Додаток 5
до Інструкції
(пункт 19)

fdaf
БУСЬКА РАЙОННА ДЕРЖАВНА АДМІНІСТРАЦІЯ
ЛЬВІВСЬКОЇ ОБЛАСТІ

КЕРІВНИК АПАРАТУ
РАЙОННОЇ ДЕРЖАВНОЇ АДМІНІСТРАЦІЇ

НАКАЗ

______________________                           Буськ                                № _________________

 


Додаток 6
до Інструкції
(пункт 35)

ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК
документів, що затверджуються
з проставлянням грифа затвердження

      1. Акти (готовності об\'єкта до експлуатації; списання; інвентаризації; експертизи; вилучення справ для знищення; передачі справ; ліквідації установ тощо).
      2. Завдання (на проектування об\'єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; на проведення науково-дослідних, проектно-конструкторських і технологічних робіт; технічні тощо).
      3. Звіти (про основну діяльність; відрядження; науково-дослідні роботи тощо).
      4. Кошториси витрат (на утримання апарату облдержадміністрації, будинків, приміщень, споруд; на підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на капітальне будівництво тощо).
      5. Номенклатури справ.
      6. Нормативи (витрачання сировини, матеріалів, електроенергії; технологічного проектування; чисельності працівників тощо).
      7. Описи справ.
      8. Переліки (посад працівників з ненормованим робочим днем; типових документів із строками зберігання тощо).
      9. Плани (виробничі; будівельно-монтажних, проектно-розвідувальних, науково-дослідних робіт; впровадження нової техніки; кооперованих поставок продукції; розподілу продукції за встановленою номенклатурою; отримання прибутків житлово-комунальним господарством від капітального ремонту; роботи Колегії, науково-технічної ради, наукової ради тощо).
      10. Посадові інструкції.
      11. Програми (фінансово-економічні; проведення робіт і заходів; відряджень тощо).
      12. Розцінки на виконання робіт.
      13. Положення про апарат та структурні підрозділи облдержадміністрації.
      14. Структура облдержадміністрації.
      15. Форми уніфікованих документів.
      16. Штатні розписи.


Додаток 7
до Інструкції
(пункт 69)

ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК
документів, підписи на яких скріплюються гербовою печаткою

      1. Акти (виконання робіт, списання, експертизи, фінансових перевірок; вилучення справ для знищення; передачі справ тощо).
      2. Аркуші погодження проектів нормативно-правових актів.
      3. Висновки і відгуки установ на дисертації та автореферати, що надсилаються до Вищої атестаційної комісії України.
      4. Довідки (лімітні; про виплату страхових сум; використання бюджетних асигнувань на зарплату; про нараховану зарплату тощо).
      5. Договори (про матеріальну відповідальність, науково-технічне співробітництво, підряди, оренду приміщень; про виконання робіт тощо).
      6. Документи (довідки, посвідчення тощо), що засвідчують права громадян і юридичних осіб.
      7. Доручення на одержання товарно-матеріальних цінностей, бюджетні, банківські, пенсійні, платіжні.
      8. Завдання (на проектування об\'єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; технічні тощо).
      9. Заяви (на акредитив; про відмову від акцепту тощо).
      10. Заявки (на обладнання, винаходи тощо).
      11. Зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції.
      12. Кошторис витрат (на утримання апарату управління; на підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на калькуляцію за договором; на капітальне будівництво тощо).
      13. Листи гарантійні (на виконання робіт, надання послуг тощо).
      14. Номенклатури справ.
      15. Описи справ.
      16. Подання і клопотання (про нагородження орденами і медалями; про преміювання).
      17. Протоколи (погодження планів поставок).
      18. Реєстри (чеків, бюджетних доручень).
      19. Специфікації (виробів, продукції тощо).
      20. Спільні документи, підготовлені від імені двох і більше установ.
      21.Титульні списки.
      22. Трудові книжки.
      23. Штатні розписи.


Додаток 8
до Інструкції
(пункт 137)

ЖУРНАЛ
реєстрації відряджень

 

Прізвище, ініціали

Місце роботи та посада

Місце відрядження

Дата і номер наказу (розпорядження)

Дата вибуття у відрядження

Дата прибуття з відрядження

1

2

3

4

5

6

7

 


Додаток 9
до Інструкції
(пункт 145)

ЗВІТ*
про обсяг документообігу
за ___ ________________ 20__ р.

 

Документи

Кількість документів

оригінали

усього

Вхідні

 

 

 

Вихідні

 

 

 

Внутрішні

 

 

 

________
Усього

 

 

 

 

Начальник загального          відділу апарату райдержадміністрації



__________
(підпис)



_____________________
(ініціали  (ініціал імені)
прізвище)

                            ___  ________________ 20__ р.

 

* У разі потреби звіт може доповнюватися додатковими графами.


Додаток  10
до Інструкції
(пункт 158)

ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК
документів, що не підлягають реєстрації
в загальному відділі апарату райдержадміністрації

1. Графіки, наряди, заявки, рознарядки.
2. Зведення та інформація, надіслані до відома.
3. Навчальні плани, програми (копії).
4. Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо.
5. Прейскуранти (копії).
6. Норми витрати матеріалів.
7. Вітальні листи і запрошення.
8. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені).
9. Наукові звіти за темами.
10. Місячні, квартальні, піврічні звіти.
11. Форми статистичної звітності.
12. Договори.


Додаток 11
до Інструкції
(пункт 164)

 

ЖУРНАЛ
реєстрації вхідних документів (електронний документ) *

Дата надходження та індекс документа

Кореспондент, дата та індекс одержаного документа

Короткий зміст

Резолюція або відповідальний виконавець

Підпис особи, яка отримала документ

Відмітка про виконання документа

1

2

3

4

5

6

_______________
* У разі потреби журнал може доповнюватись додатковими графами.


Додаток 12
до Інструкції
(пункт 164)

ЖУРНАЛ
реєстрації документів, створених установою (електронний документ) *

 

Дата та індекс документа

Корреспондент

Короткий зміст

Відмітка про виконання документа

1

2

3

4

 

_______________
* У разі потреби журнал може доповнюватись додатковими графами.


Додаток 13
до Інструкції
(пункт 166)

РЕЄСТРАЦІЙНО-КОНТРОЛЬНА КАРТКА (електронний документ)
Лицьовий бік

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

Автор документа (кореспондент)

Назва виду документа

Строк виконання

70 мм

70 мм

70 мм

Дата та індекс надходження

Дата та індекс документа

105 мм

105 мм

 

Заголовок документа або короткий зміст

Резолюція або відповідальний виконавець

Позначка про виконання

Розписка в одержанні документа

210 мм

Зворотний бік

Контрольні позначки

фонд №

опис №

справа №

70 мм

70 мм

70 мм

210 мм

 


Додаток 14
до Інструкції
(пункт 166)

ПОРЯДОК
заповнення реквізитів реєстраційно-контрольної картки

Реквізити

Пояснення до заповнення

Назва виду документа

заповнюється відповідно до назви документа, що реєструється. Під час реєстрації листів графа не заповнюється 

Автор (кореспондент)

під час реєстрації документа, що надійшов, зазначаються найменування установи (особи) - автора документа.
Під час реєстрації документа, що надсилається, зазначається найменування установи (особи) - кореспондента. Допускається застосування скороченого найменування установи

Дата документа

дата, що проставляється на документі установою - автором, переноситься на реєстраційно-контрольну картку (далі - картка) з використанням цифр у такій послідовності: число, місяць, рік (число і місяць зазначаються двома парами арабських цифр, рік - чотирма арабськими цифрами)

Індекс документа

індекс, присвоєний документу установою - автором, переноситься на картку з документа, що надійшов або надсилається 

Дата надходження

дата надходження документа до установи   переноситься на картку з реєстраційного штампа

Індекс

індекс, присвоєний вхідному документу установою - одержувачем, переноситься під час реєстрації надходження на картку з реєстраційного штампа. Після виконання документа доповнюється номером справи за номенклатурою справ або іншими індексами


Реквізити

Пояснення до заповнення

Заголовок документа або короткий зміст

переноситься заголовок, сформульований на документі. У разі відсутності заголовка на документі він формулюється відповідно до правил

Резолюція

переноситься на картку з документа основний зміст доручення, прізвище автора і дата резолюції

Відповідальний виконавець

прізвище, ініціали відповідального виконавця переносяться з резолюції, у разі потреби зазначається номер телефону

Строки виконання

проставляється число, місяць, рік (число і місяць зазначаються двома парами арабських цифр, рік - чотирма арабськими цифрами). Під час реєстрації ініціативного документа, що надсилається, проставляється очікувана дата надходження відповіді

Позначка про виконання

короткий запис того, як вирішено питання по суті, або дата та індекс документа-відповіді

 


Додаток 15
до Інструкції
(пункт 183)

СТРОКИ
виконання основних документів

      1. Укази, розпорядження і доручення Президента України - у разі, коли в акті чи дорученні Президента України строк виконання завдання не визначено, його виконання здійснюється протягом 30 календарних днів з дати набрання чинності цим актом.
      2. Запит народного депутата України - не пізніше ніж у п\'ятнадцятиденний строк з дня його надходження або в інший установлений Верховною Радою України строк. Запит депутата місцевої ради - в установлений зазначеною Радою строк.
      Якщо запит народного депутата України (депутата Верховної Ради Автономної Республіки Крим, депутата місцевої ради) з об\'єктивних причин не може бути розглянуто в установлений строк, надсилається відповідно до закону письмове повідомлення суб\'єктам внесення запиту.
      3. Звернення народного депутата України (депутата місцевої ради) - протягом не більш як 10 днів з дня надходження.
У разі неможливості розгляду звернення народного депутата України (депутата місцевої ради) в установлений строк йому повідомляють про це офіційним листом із зазначенням причин продовження строку розгляду. Строк розгляду депутатського звернення з урахуванням строку продовження не може перевищувати 30 днів з моменту його надходження.
      4. Рішення Кабінету Міністрів України щодо доопрацювання проектів нормативно-правових актів - до 10 днів після розгляду проекту акта на засіданні Кабінету Міністрів України (якщо не встановлено інший строк).
      5. Постанови та висновки Колегії Рахункової палати - 15 днів з дня реєстрації документа в установі (якщо інший строк не встановлено у документі).
      6. Погодження проектів актів Кабінету Міністрів України установами, яким ці проекти надіслано для розгляду, - у строк, установлений їх головними розробниками.
      7. Протест прокурора на акт, що суперечить закону, - у десятиденний строк після його надходження. Про наслідки розгляду протесту в той самий строк повідомляється прокурору.
      Письмовий припис прокурора про усунення порушень закону - негайно, про що повідомляється прокурору.
      Подання прокурора з вимогами усунення порушень закону, причин цих порушень і умов, що їм сприяють, підлягає невідкладному розгляду. Не пізніше ніж у місячний строк слід вжити відповідних заходів до усунення порушень закону, причин та умов, що їх спричиняють, і про наслідки повідомити прокурору.
      Постанова прокурора про порушення дисциплінарного провадження або провадження про адміністративне правопорушення - у десятиденний строк після її надходження, якщо інше не встановлено законом.
      8. Запит на публічну інформацію від фізичної, юридичної особи, об\'єднання громадян без статусу юридичної особи, крім суб\'єктів владних повноважень (далі - запитувачі), та надання відповіді на запит на інформацію - не більше п\'яти робочих днів від дня надходження запиту.
      У разі коли запит на інформацію стосується інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи, про стан довкілля, якість харчових продуктів і предметів побуту, аварії, катастрофи, небезпечні природні явища та інші надзвичайні події, що сталися або можуть статись і загрожують безпеці громадян, відповідь повинна бути надана не пізніше ніж протягом 48 годин з дня надходження запиту.
      У разі коли запит стосується великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, розпорядник інформації може продовжити строк розгляду запиту до 20 робочих днів з обґрунтуванням такого продовження. Про продовження строку розпорядник інформації повідомляє запитувачу в письмовій формі не пізніше ніж протягом п\'яти робочих днів з дня надходження запиту.
      Відстрочення в задоволенні запиту на інформацію допускається в разі, коли запитувана інформація не може бути надана для ознайомлення в передбачені строки у разі настання обставин непереборної сили. Рішення про відстрочення доводиться до відома запитувача у письмовій формі з роз\'ясненням порядку оскарження прийнятого рішення.
      9. Звернення громадян - не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення, - невідкладно, але не пізніше 15 днів від дня їх надходження.
      Якщо у місячний строк вирішити порушені у зверненні питання неможливо, голова облдержадміністрації або його заступники встановлюють необхідний строк для його розгляду, про що повідомляють особі, яка подала звернення. При цьому загальний строк вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати 45 днів.
      10. Листи-доручення і листи-запити установ вищого рівня - до зазначеного в них строку.
      11. Телеграми, в яких порушуються питання, що потребують термінового вирішення, - до двох днів, решта - протягом 10 днів.


Додаток 16
до Інструкції
(пункт 201)

 

ЗВЕДЕННЯ *
про виконання документів, що підлягають контролю,
станом на _________20__ р.

 

Найменування
та індекс структурних підрозділів

Документи на контролі

усього

надійшло за поперед-ній місяць

з них

 

виконано

викону-ються у строк

продовжено строк виконання

прост-рочено

1

2

3

4

5

6

7

8

 

 

Завідувач сектору контролю
апарату райдержадміністрації

 

____________
(підпис)

 

      ______________________
(ініціали (ініціал імені),
прізвище)

___  _____________ 20__ р.

 

 

 

_________________
* У разі потреби зведення може доповнюватися додатковими графами.


Додаток 17
до Інструкції
(пункт 221)

Буська районна державна адміністрація

Відділ організаційно-кадрової роботи
апарату райдержадміністрації

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ
_____________№____________
На__________рік

_________________________________________________________________
(назва розділу)


Індекс справи

Заголовок справи (тому, частини)

Кількість справ (томів, частин)

Строк
зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком

Примітка

1

2

3

4

5

 

Начальник відділу організаційно-кадрової роботи апарату райдержадміністрації

        _________

Прізвище, ініціали

«___»  ______________ 20___ р.

         (підпис)

 

        

 

 

ПОГОДЖЕНО

 

Особа, відповідальна за архів
райдержадмністрації

 

_________________________________
(підпис) (ініціали (ініціал імені), прізвище)
___  __________ 20___ р.

 

Підсумковий запис про категорії та кількість справ, складених у ______ році у відділі організаційно-кадрової роботи апарату райдержадміністрації

За строками зберігання

Разом

У тому числі

таких, що переходять

з відміткою “ЕПК”

Постійного

 

 

 

Тривалого (понад 10 років)

 

 

 

Тимчасового (до 10 років включно)

 

 

 

____________
Усього

 

 

 

 

Начальник відділу організаційно-кадрової роботи апарату райдержадміністрації

__________

       ____________________

«___»  _____________ 20___ р.

(підпис)

       (ініціали (ініціал імені),
прізвище)

Підсумкові відомості передано в загальний відділ апарату райдержадміністрації

Начальник загального відділу апарату райдержадміністрації

__________

     ____________________

«___»  _____________ 20___ р. 

(підпис)

  (ініціали (ініціал імені),     прізвище)

 


Додаток 18
до Інструкції (пункт 221)

Буська районна
державна адміністрація

ЗАТВЕРДЖУЮ

 

Керівник апарату районної державної адміністрації

 

 

 

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ

               ________________________
(підпис)  (ініціали (ініціал імені),           прізвище)
«___»  ____________ 20___ р.
   МП          

 

 

__________ № ___________

 

На __________ рік

 

                                                                              


Індекс справи

Заголовок справи
(тому, частини)

Кількість справ
(томів, частин)

Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком

Примітка

1

2

3

4

5

_________________________________________________________________________
(назва розділу)

 

Начальник загального відділу апарату райдержадміністрації

_________

________________

«___»  ____________ 20___ р.

(підпис)

(ініціали (ініціал імені),                                                                                     прізвище)

Особа, відповідальна
за архів райдержадміністрації           __________                _________________
                                                                      (підпис)                    (ініціали (ініціал імені),
                                                                                                                    прізвище)       

 

 

СХВАЛЕНО
Протокол засідання експертної комісії райдержадміністрації

________________ № ____

 

ПОГОДЖЕНО
Протокол засідання експертно-перевірної комісії Державного архіву у Львівській області

_________________ № ____

 

 

 

Підсумковий запис про категорії та кількість справ, складених у ______ році в райдержадміністрації

За строками зберігання

Разом

У тому числі

таких, що переходять

з відміткою “ЕПК”

Постійного

 

 

 

Тривалого (понад 10 років)

 

 

 

Тимчасового (до 10 років включно)

 

 

 

___________
Усього

 

 

 

 

Начальник загального відділу
апарату райдержадміністрації

 

____________
(підпис)

 

   ______________________
(ініціали (ініціал імені),   прізвище)

«___»  ____________ 20___ р.

 

 

Підсумкові відомості передано в архів райдержадміністрації

Найменування посади особи, відповідальної
за передачу відомостей

 

____________
(підпис)

 

    _____________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

«___»  ____________ 20___ р.

 

 



Додаток 19
до Інструкції
(пункт 253)

Буська районна
державна адміністрація

ЗАТВЕРДЖУЮ

 

Керівник апарату районної державної адміністрації

 

 

 

               ________________________
(підпис)  (ініціали (ініціал імені),           прізвище)
«___»  ____________ 20___ р.
МП         

АКТ
___________№________
м. Львів

Про вилучення для знищення документів,
не внесених до Національного архівного фонду

            На підставі ___________________________________________________
                                                                              (назва і вихідні дані
_________________________________________________________________
                                 переліку документів із зазначенням строків їх зберігання
_________________________________________________________________
                                                 або типової (примірної) номенклатури справ)


відібрано для знищення як такі, що не мають культурної цінності та втратили практичне значення, документи фонду № ________________________________
(найменування фонду)


Заголовок справи або груповий заголовок справ

Дата справи або останні дати справ

Номери описів (номен-клатур) за рік (роки)

Індекс справи (тому, частини) за номенклатурою або номер справи за описом

Кількість справ (томів, частин)

Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком

Приміт-ка

1

2

3

4

5

6

7

8

Разом____________________________________ справ за ___________ роки
                            (цифрами і словами)


Найменування посади особи, яка проводила експертизу цінності документів

__________

________________

«___»  __________ 20___ р.

(підпис)

(ініціали (ініціал імені), прізвище)

 

 

 


ПОГОДЖЕНО

СХВАЛЕНО

Протокол засідання експертно-
перевірної комісії Державного
архіву у Львівській області

Протокол засідання експертної комісії райдержадміністрації    

__________________ № ______

___________________ № ______

      Описи справ постійного (тривалого) зберігання за ____________ роки схвалено, а з особового складу погоджено з експертно-перевірною комісією Державного архіву Львівської області (протокол від «___» __________ 20___р. № _____).

      Документи в кількості ____________________________________ справ
                                                                      (цифрами і словами)
вагою ___________________ кілограмів здано в ________________________
                                                                                              (найменування установи)
на переробку за приймально-здавальною накладною від _________ № ___ або знищено шляхом спалення.

 

Найменування посади особи, яка здала (знищила) документи

       ________

         __________________

«___» _____________ 20___ р.

         (підпис)

         (ініціали (ініціал імені),
прізвище)


Додаток 20
до Інструкції
(пункт 258)

БУСЬКА РАЙОННА ДЕРЖАВНА АДМІНІСТРАЦІЯ
__________________________________________________________________
(найменування структурного підрозділу)

 

 ЗАТВЕРДЖУЮ
Найменування посади
керівника структурного підрозділу
________  ___________________
(підпис)        (ініціали (ініціал імені),
прізвище)
           «____»  ____________ 20___ р.

 

ОПИС № _________
__________________________________________________________________
(назва розділу)


Індекс справи (тому, частини)

Заголовок справи (тому, частини)

Крайні дати справи (тому, частини)

Кількість аркушів у справі (томі, частині)

Строк зберігання справи (тому, частини), стаття за переліком*

Примітка

1

2

3

4

5

6

7

      У цей опис включено ____________________справ з № __________ по
                                               (цифрами і словами)
№ _____, у тому числі:
літерні номери ___________________
пропущені номери ________________

Найменування посади укладача опису

      ________

______________

«___» ____________ 20___ р.

       (підпис)

     (ініціали (ініціал імені), прізвище)

 

ПОГОДЖЕНО

            СХВАЛЕНО

Начальник загального відділу
апарату райдержадміністрації
______        ______________

Протокол засідання експертної комісії** структурного підрозділу

 (підпис)      (ініціали (ініціал імені),
прізвище)

_____________№ _____

«___»  ____________ 20___ р.

 


Передав ________________________________________________ справ
(цифрами і словами)
та __________________ реєстраційно-контрольних карток до документів***
(цифрами і словами)

Найменування посади працівника структурного підрозділу

        _________

  _______________

«___» __________ 20___ р.

          (підпис)

      (ініціали (ініціал імені), прізвище)

Прийняв ________________________________________________ справ
                                                (цифрами і словами)
та ___________________ реєстраційно-контрольних карток до документів.
      (цифрами і словами)

Особа, відповідальна за архів
райдержадмністрації

       ________

 _______________

«___»  __________ 20___ р.

       (підпис)

(ініціали (ініціал імені),
прізвище)

 

_____________
*Графа шоста не заповнюється в описах справ постійного зберігання.
** За наявності експертної комісії структурного підрозділу.
***Передаються разом із справами служби діловодств



Створено : 26/05/2014 • 10:21
Оновлено : 26/05/2014 • 10:21
Категорія : Керівні документи
Сторінка проглянута 3162 раз


Передпроглядання друку Передпроглядання друку     Версія для друку Версія для друку

 

  Коментарі:  
 


Поки коментарів немає.
Ви можете першим додати коментар!


 

  Голова Буської РДА
 

Шановні відвідувачі!

Ми раді вітати Вас на нашому сайті. Кожен з Вас знайде тут цікаву та корисну інформацію про наш лелечий край та людей, які населяють цю благодатну землю!

  Пошук
 




  Пошук Google
 
Google

Web busk-rda.org.ua
  веб-ресурси
 
Конституція України
Офіційний сайт Президента України
Верховна Рада України
Урядовий портал України
Головне управління державної служби України
Львівська обласна державна адміністрація
Львівська обласна рада
Державний реєстр виборців
ДПС у Львівській області
Гаряча лінія
Проект економічного та соціального розвитку Львівської області
Інвестиційний портал Львівської області
Новини України та світу.УКРІНФОРМ
Ми розвиваємо електронне урядування
Галерея послуг Львівської області
ІНФОРМАЦІЯ для ПЕРЕСЕЛЕНЦІВ
Запрошуємо талановитих людей реалізувати себе у владі
НАЦІОНАЛЬНА АКАДЕМІЯ ДЕРЖАВНОГО УПРАВЛІННЯ
Офіс реформ. Львівщина
Державна підтримка енергозбереження
Державна служба України<br /> у справах ветеранів війни <br /> та учасників антитерористичної операції
Національна дитяча <br /> гаряча лінія
Безоплатна <br /> правова допомога
Подорожуємо по безвізу
Департамент з питань цивільного захисту
Продовжується набір на військову службу за контрактом до Національної Гвардії України
Національне агенство з питань запобігання корупції
Зміни Одне Життя

«Відео Енергоменеджмент – шлях до заощадження державного та місцевих бюджетів»
  Новини регіону
 
  
^ Вгору ^

м.Буськ вул.Львівська, 2
електронна адреса: busk_rda@ukr.net
                                 тел.(03264) 2-16-92
                                  тел.(03264) 2-18-02
GuppY - http://www.freeguppy.org/    Site powered by GuppY v4.5.12 © 2004-2005 - CeCILL Free License   GuppY - http://www.freeguppy.org/